Офис-менеджер

Часовой бренд “Ракета” - представитель одной из редких мировых мануфактур, производящих собственные часовые механизмы от “А” до “Я”. Это бренд с богатой историей и интересными современными проектами. Мы успешно развиваем и продвигаем часовой бренд “Ракета” в России и за рубежом и оказываем нашим клиентам сервис международного уровня.

Следуя планам по развитию бизнеса, мы приглашаем в свою команду офис менеджера.

Основная задача офис менеджера - ритмичная работа офиса, создание комфортных условий работы для сотрудников и гостей.

Что мы предлагаем:

• Работа в амбициозном проекте по производству и продажам часов премиум-класса;
• Фиксированный оклад (условия работы обсуждаются индивидуально);
• Программа ДМС после успешного прохождения испытательного срока;
• График работы - пятидневная рабочая неделя с 10:00 до 19:00, при необходимости до 22.00 во время презентационных мероприятий, работа только в офисе – удаленный формат и гибридный график не рассматриваются; выходные дни - суббота и воскресенье;
• Официальное трудоустройство, договор заключается с первого дня работы;
• Комфортный офис в самом центре Москвы.

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт на аналогичной позиции от 2х лет;
• Опытный пользователь ПК и периферийных устройств, уверенный пользователь MS Office, google-документов;
• Английский язык - В2 средне-продвинутый (встреча иностранных гостей);
• Опыт работы в качестве хостес на выставках и конференциях, в бутиках премиум класса;
• Внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость, хорошо развитые коммуникативные навыки, аналитические способности и навыки принятия решений, грамотная устная и письменная речь.

Основные обязанности:

• Прием гостей в офисе (организация встреч): заказ пропусков, встреча гостей и помощь им с гардеробом, сервировка чая/кофе/снэков для гостей, краткая презентация нашей продукции и истории компании, консультация по текущим вопросам при необходимости;
• Организация переговоров и помощь в организации вечерних мероприятий (мероприятий выходного дня) для внутренней и внешней аудитории на территории офиса, полное их сопровождение;
• Обеспечение офиса необходимыми материалами, контроль расходования, бюджетирование и обеспечение закупок расходников и др.;
• Создание уютной и комфортной рабочей атмосферы;
• Работа с оргтехникой (прием звонков и электронных сообщений, передача запросов ответственным сотрудникам и контроль за их выполнением, сканирование и ксерокопирование документов, подготовка презентаций и аналитических отчетов по запросу руководства в требуемом формате);
• Трэвел поддержка сотрудников (покупка билетов, бронь билетов, заказ такси);
• Решение текущих вопросов с Арендодателем, клинингом, службой безопасности и технической поддержки, проведение переговоров по вопросам площади занимаемых помещений или ставок аренды при необходимости;
• Организация системы документооборота, ведение договоров и отчетности по финансово-хозяйственной деятельности предприятия в программе 1С, заведение счетов, контроль их оплаты, бюджетирование расходов, поиск контрагентов и подрядчиков по запросу;
• Координация срочных вопросов в режиме 24/7 удалённо на телефоне.