Ассистент отдела закупок

Кого мы ищем:
Мы ищем внимательного, организованного и коммуникабельного ассистента для поддержки 5 менеджеров по закупкам. Ваша главная задача — обеспечить безупречный документооборот с поставщиками и бухгалтерией, чтобы товарно-материальные ценности (ТМЦ) были оприходованы вовремя, а все документы были в полном порядке.

Ключевые обязанности:

1. Работа с первичной документацией от поставщиков:

• Контроль полноты и качества закрывающих документов (счет-фактуры, товарные накладные УПД, акты выполненных работ/оказанных услуг), поступающих с поставщиками.
• Активный поиск и запрос у поставщиков недостающих или некорректно оформленных документов.
• Своевременная передача полного пакета документов в бухгалтерию для проведения платежей и закрытия авансовых отчетов.
• Ведение журнала ожидания документов (дебеторская задолженность поставщиков по документам).

2. Взаимодействие с поставщиками по сверкам:

• Инициативное запрашивание актов сверок у поставщиков по графику или по запросу бухгалтерии.
• Первичная проверка актов сверок на соответствие данным нашей компании.
• Подготовка пакета документов для передачи менеджеру или в бухгалтерию для подписания актов.
• Контроль своевременного возврата подписанных актов поставщикам.

3. Ведение внутренней отчетности и реестров:

• Ведение и ежедневное обновление реестра заявок (внутренних/исходящих) для контроля их отработки.
• Фиксация статусов по каждой заявке: "документы запрошены", "документы получены", "передано в бухгалтерию".
• Подготовка регулярных отчетов для руководителя отдела о состоянии документооборота (например, список поставщиков, задерживающих документы).

4. Делопроизводство и архив:

• Систематизация и формирование дел по закрытым хозяйственным операциям.
• Ведение электронного и (при необходимости) бумажного архива первичных документов.
• Обеспечение быстрого поиска и предоставления необходимых документов по запросам бухгалтерии, менеджеров или руководства.

5. Взаимодействие с внутренними подразделениями:

• Тесная работа с менеджерами по закупкам для уточнения информации по сделкам.
• Оперативное взаимодействие с бухгалтерией по всем вопросам, связанным с проведением документов и сверками.

Требования к кандидату:

Обязательные:

• Опыт работы на аналогичной должности (ассистент, делопроизводитель, специалист по договорной работе) в отделе закупок, продаж или бухгалтерии — от 1 года.
• Знание основ первичной бухгалтерской документации (накладная ТОРГ-12, счет-фактура, УПД, акт).
• Внимательность к деталям, аккуратность и высокая организованность.
• Навыки уверенного пользователя ПК: MS Excel (сводные таблицы, фильтры — будет большим плюсом), Word, Outlook.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Способность работать в режиме многозадачности и соблюдать установленные сроки.

Желательные (будут преимуществом):

• Базовое понимание 1С (в частности, модули "Закупки", "Склад", "Банк").
• Опыт ведения реестров и отчетности в Excel.
• Понимание основ договорного права.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной компании в дружном коллективе.
• Официальное трудоустройство с первого дня.
• Комфортный график работы 5/2 с 9:00 до 18:00