Личный ассистент директора (Family office)

Привет!

Руководителю группы компаний в ивент индустрии требуется супер-ответственный, очень активный и креативный помощник, который способен закрыть все личные вопросы руководителя, а также иногда выполнять задачи по бизнесу.

Что будет входить в обязанности ассистента:

Личные задачи

• Подбор и контроль работы домашнего персонала (няни/репетиторы);
• Коммуникация с преподавателями и контроль посещения занятий детьми + родительские чаты;
• Бронирование столов, заказ еды и любых других необходимых вещей;
• Покупка личных вещей для руководителей (+химчистка, ателье, ремонт);
• Поддержка в решении семейно-бытовых вопросов (закупка товаров, подарков и пр.);
• Медицинское сопровождение семьи: запись ко врачам, сбор результатов, отправка, консолидация данных и обратная связь;
• Контроль эксплуатации объектов недвижимости, обслуживание автомобилей (запись, уточнение информации дистанционно);
• Помощь со съёмкой и фото во время различных событий;
• Представление интересов в государственных органах, банках, инстанциях юридического направления (ГИБДД, суд, налоговая, МФЦ, Госуслуги и пр.).

Бизнес задачи

• Координация рабочего и личного графика руководителей: согласование графика встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий, ведение онлайн-календаря;
• Информационная поддержка в формате doc/ppt/pdf, используя данные финансово-юридического отдела компании;
• Подготовка и организация переговоров, совещаний;
• Документооборот: контракты по текущей деятельности компании, первичная проверка документов, предоставляемых на подпись;
• Аналитика и оптимизация расходов: локальные и иностранные счета, переводы, график платежей, взаимодействие с финансово-юридическим отделом;
• Покупка подарков для партнеров и клиентов компании.

Travel - поддержка

• Оформление визы, разработка маршрутов, гиды/няни/трансферы и пр.;
• Подборка и бронирование культурно-досуговых мероприятий.

Рабочее место руководителей

• Контроль порядка в кабинетах руководителей (есть уборщица);
• Чай/кофе/вода, ежедневное обеспечение руководителей свежими фруктами/орехами;
• Помощь с документами (найти, отсканировать, выгрузить, переслать).

Что важно для этой роли:

• Иметь опыт работы личным ассистентом руководителя от 3 лет;
• Высокий уровень коммуникативных навыков, умение коммуницировать от лица руководителя с высокопоставленными партнёрами, навыки переговоров и умение договариваться;
• Опыт организации рабочего дня и календаря руководителя;
• Высокая стрессоустойчивость и умение работать быстро и качественно;
• Опыт работы над разноплановыми задачами в высоком темпе;
• Знать всё о тревел-поддержке и планировании путешествий/командировок;
• Иметь высоко развитые навыки тайм-менеджмента и самоорганизации
• Обладать проактивной жизненной позицией;
• Иметь желание развиваться, учиться и узнавать новое;
• Быть стрессоустойчивым и доброжелательным;
• Обладать здоровым уровнем перфекционизма.

Мы предлагаем:

• Работа с первым лицом компании - опытным профессионалом, который способен поделиться уникальными знаниями о бизнесе и индустрии, а также уважает личные границы;
• ТК РФ с первого дня;
• Срочные, сложные и интересные задачи;
• Достойную зарплату по итогам собеседования;
• График работы: офис 5/2 с 10:00 до 19:00;
• Внутренние и внешние обучающие программы;
• Весёлые корпоративы с командой в офисе и за его пределами;
• Возможность развития на реальных бизнес задачах и зарабатывать больше.

Если вас заинтересовала вакансия - пожалуйста, присылайте ваши резюме!