Менеджер по командировкам

Обязанности:

• Осуществление заказа билетов на проезд и бронирования номеров гостиниц, отелей, апартаментов (далее – гостиниц) через контрагента, оказывающего услуги по приобретению билетов на проезд и бронированию гостиниц (далее – агент), для работников организации, направляемых в командировку, в соответствии с условиями командировки (маршруты, даты прибытия/убытия) и требованиями Положения о направлении работников в командировки (далее – Положение) по соответствующим типам (классам) билетов и категориям номеров гостиниц;
• Осуществление взаимодействия с агентом по формированию заказов на приобретение билетов на проезд и бронирование номеров в гостинице:
• заполнение заявки (формы агента) на приобретение и возврат билетов и бронирование гостиниц, подписывает и направляет представителю агента; получение по электронной почте электронные билеты и счета (ваучеры) на проживание, запрос счета на оплату и документы (акты выполненных работ, накладные) на оказанные агентом услуги;
• Формирование для согласования с руководителем организации предложений с расчетом оптимальной стоимости приобретения билетов и бронирования номеров гостиниц, не предусмотренных Положением для соответствующих категорий работников, в случае возникновения производственной необходимости в рамках командировки: при отсутствии необходимых билетов в наличии при направлении в командировку, переносе сроков, продлении сроков командировки, отзыве работника из командировки, иных случаях;
• Осуществление отправки по электронным каналам связи (электронная почта, мессенджеры) и (или передает распечатанные на бумаге копии электронных билетов на проезд и счетов (ваучеров) на проживание в гостинице работникам, направляемым в командировку или находящимся в командировке;
• Осуществление проверки в рамках своей компетенции и визирования до передачи на утверждение руководителю организации внутренних документов организации, связанных с командировками: служебных заданий, служебных записок на перенос, продление сроков командировки, ее отмене и отзыве работника из командировки, заявлений на аванс по командировке и пр.;
• Формирование в информационной системе (1С УПП, ERP, Документооборот) заявки на расходование денежных средств на основании счетов агента по предоставленным услугам;
• Формирование в 1С информационной системе (1 С УПП, ERP) бюджетные заявки по расходованию средств на командировки по статьям в разрезе обслуживаемых юридических лиц (еженедельно, ежемесячно, ежегодно;
• Осуществление контроля полноты, правильности оформления и своевременности предоставления агентом счетов и первичных документов по оказанным услугам (накладные, акты выполненных работ), визирование и передача первичные документы в бухгалтерию для отражения в учете;
• Осуществление ежеквартальной сверки расчетов с агентом по актам сверки по данным учетной системы (1С УПП, ERP), выявление и устранение расхождения, визирование актов сверки.

Требования:

• Опыт работы делопроизводителем (секретарем, референтом) не менее 2 лет;
• Опыт работы с первичными учетными документами, в том числе бухгалтером приветствуется, предпочтительно - на участке расчетов с подотчетными лицами;
• Владение ПК и офисной техникой;
• Знание теоретических основ и наличие практических навыков работы по делопроизводству: составление, систематизация, архивирование документов;
• Предпочтительно - знание требований законодательства по бухгалтерскому учету по оформлению первичных учетных документов (Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»);
• Образование и специализация: Высшее образование, предпочтительно - экономическое;
• Владение ПК и КП: уверенный пользователь Word, Excel, электронная почта Outlook; предпочтительно наличие навыков работы в программах семейства 1С: Документооборот, ЗУП, БП, УПП, ERP, КА.

Условия:

• График работы: пн.- чт. 08:30-17:30; пт. 08:30-16:15, обед 45 минут;
• Официальная заработная плата, выплачивается 2 раза в месяц без задержек;
• ДМС после прохождения испытательного срока;
• Все компенсационные выплаты в соответствии с трудовым законодательством (оплата больничных листов, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и другие);
• Льготные цены на питание в кафе на территории предприятия;
• Выплаты материальной помощи к семейным событиям (юбилей работника, бракосочетание, рождение ребенка) и в других особых случаях;
• Медицинское обслуживание на территории предприятия (оборудованный медицинский пункт);
• Корпоративные мероприятия и праздники, выезды для отдыха, оздоровления и занятий спортом;
• Возможность профессионального обучения и карьерного роста.