Координатор деловых мероприятий

Объединяем энергию людей, бизнеса и государства для развития осознанного правового общества

О компании "КАДИС":

Мы — ведущий поставщик справочно-правовой системы КонсультантПлюс в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Наша команда — настоящие эксперты в области IT и правовых услуг, и это делает нас лидерами в сфере legal-tech. Мы активно занимаемся разработкой, адаптацией и модификацией правовых систем, предоставляем правовой консалтинг, а также предлагаем обучение через наш центр профессионального развития.

Что мы предлагаем вам:

• Официальное оформление и белая заработная плата
• Удобный рабочий график 5/2 с 9:30 до 18:00
• Гибридный формат работы (офис и удаленная работа)
• Офис в современном БЦ с панорамными окнами и шикарным видом на крейсер Аврору: много стекла, металла, света, простора, современная техника, здоровые снеки, чай и кофе всегда под рукой
• Возможность карьерного и профессионального развития: доступ к онлайн-библиотеке и пулу наших учебных программ, участие в тренингах, внешних конференциях за счет компании
• ДМС, частичная оплата занятий спортом
• У нас царит атмосфера уважения, добра и заботы, как о клиентах, так и о сотрудниках. Мы привыкли работать в команде, оказывая помощь друг другу, и вместе стремимся к новым достижениям. Ваше мнение будет услышано, и ваша работа будет оценена
• И, конечно, вас ждет интересная корпоративная жизнь: катаемся на сапах перед работой, участвуем в благотворительных программах, покоряем вершины на скалодроме, путешествуем командой по городам России, сажаем деревья и помогаем любимому городу стать красивее

С чем предстоит работать:

• Организация открытых мероприятий: подбор площадки, согласование условий, заключение и ведение договоров (аренда залов, организация питания, аренда доп. оборудования и т.д.), поиск и привлечение других субподрядчиков на проведение мероприятий по необходимости, сбор первичной бухгалтерской документации, контроль оплат, взаимодействие с коммерческими службами арендодателей
• Логистика мероприятий: организация ввоза-вывоза оборудования и материалов к месту проведения мероприятий, организация изготовления сертификатов для участников мероприятий, организация рабочего пространства в местах проведения мероприятий, подготовка пакетов участников, взаимодействие с техническими службами арендодателей
• Координация преподавателей/спикеров до, во время и после мероприятий: согласование условий, согласование тайминга, получение учебных материалов от спикеров и дальнейшая передача в работу, ведение договоров, контроль оплат
• Взаимодействие с участниками открытых мероприятий: контроль поступления и статусов заявок, выставление счетов, оформление и ведение договоров, контроль оплат, редактирование данных по заявкам в CRM, координация участия в закупочных процедурах (по необходимости)
• Взаимодействие со сбытовыми подразделениями Компании по вопросам участия сопровождаемых клиентов в открытых мероприятиях: консультирование, оформление платежных документов по запросу, регулярное предоставление актуальных списков зарегистрировавшихся клиентов, согласование условий оплаты
• Взаимодействие с обеспечивающими подразделениями Компании: бухгалтерия (оплаты, документы), юр.отдел (согласование договоров), отдел персонала (оформление договоров со спикерами), АХО (закупки расходников)

Наши ожидания:

• Опыт проведения мероприятий
• Высокий уровень эмпатии, доброжелательность, умение выстраивать и поддерживать коммуникации
• Опыт публичных выступлений
• Грамотная устная и письменная речь
• Дисциплинированность, организованность и умение эффективно управлять своим временем и нагрузкой
• Склонность к командной работе
• Опыт работы в event–агентстве приветствуется