Менеджер по документообороту

О команде, в которой предстоит работать:

Мы ищем внимательного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя ведение полного документооборота департамента корпоративных коммуникаций и будет готов оказывать коллегам административную поддержку в рамках рабочих процессов. Если ты умеешь эффективно организовывать рабочий процесс, быстро ориентируешься в задачах и имеешь опыт работы с документами - эта вакансия для тебя. Присоединяйся к нашей команде, мы будем тебе очень рады.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и работа с подрядчиками:

• Полное ведение документооборота департамента корпоративных коммуникаций (работа с открывающими и закрывающими документами: договоры, акты, приложения, счета и т.п.).
• Взаимодействие с подрядчиками.
• Подготовка документации для проведения закупок (техническое задание, сопроводительные записки и пр.).
• Контроль статусов документов: контроль оплаты, сроков исполнения договоров, соблюдение сроков предоставления товаров/услуг.
• Организация доставки документов подрядчику.
• Работа с системой Directum (создание, согласование, контроль статуса документов).
• Согласование договоров, доп. соглашений, приложений с партнёрами (постановка задач, контроль за корректностью заполнения данных, мониторинг правок, контроль получения подписанных оригиналов от контрагентов).
• Взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерия, юристы) и контрагентами по вопросам оформления документов.
• Сверка с бухгалтерией по начислениям и выплатам, инициирование платежей партнёрам.
• Контроль закрывающих документов и отслеживание проводок бухгалтерией (подписание, мониторинг проводки, отправка в бухгалтерию).
• Контакты по вопросам документации как с проектными менеджерами, бухгалтерией, так и с внешними партнёрами.
• Отслеживание поступления платежей.

Дополнительные задачи (нерегулярные):

• Помощь в поиске подрядчиков, сбор и сравнение КП.
• Первичная коммуникация с подрядчиками (запрос КП, уточнение деталей).
• Ведение и актуализация списков гостей на мероприятия.
• Административная помощь коллегам в реализации отдельных задач корпоративных коммуникаций.

Что для этого потребуется:

• Высшее образование
• Уверенный пользователь ПК
• Опытный пользователь (MS Office)
• Опыт работы с документами (договоры, акты, приложения, счета и т.п.)
• Будут плюсом навыки работы в Directum и системой ЭДО
• Ответственное отношение к задачам
• Умение работать в команде
• Внимательность к деталям при работе с документами
• Умение работать с большим объемом информации

Мы предоставим комфортные условия для работы:

• Возможность выбирать формат работы – офис, гибрид
• Официальное оформление, гарантируем соблюдения трудового кодекса РФ
• Расширенную медицинскую страховку (включая стоматологию)
• Используем современный стек технологий и открыты к внедрению новых инструментов
• Мы умеем быстро подстраиваться под изменения, и у нас внутри гибкие процессы
• Наши заказчики – крупные компании на российском медиарынке, у нас разные проекты от значимых до очень значимых
• Работа в аккредитованной IТ-компании

Наши преимущества:

• Выделенный наставник с первых дней работы: мы понимаем, что новая компания – всегда стресс, поэтому у нас новичкам помогают старшие коллеги
• Внутренние коммьюнити: 2 трека внутренних митапов для аналитиков и инженеров; возможность выступать как спикер или приходить на выступления других коллег в качестве слушателя
• Карьерный рост: при хороших результатах работы вы быстро двигаетесь по карьерному треку
• Уникальная корпоративная культура, ориентированная на людей. Для нас важен каждый коллега, мы всегда открыты к диалогу и любым вопросам сотрудников