Помощник генерального директора

Уважаемые кандидаты!

Внимательно ознакомьтесь с вакансией, работа помощника руководителя не предполагает порой определенного графика, она подруданное предложение только для кандидатов, имеющих опыт работы в данной должности, готовых к режиму ненормированного рабочего дня, к командировкам не только в России и в общем для проактивных.

Обязанности:

Управление календарем:

- полный контроль над графиком руководителя: планирование, приоритизация встреч, совещаний, поездок, блокирование времени для стратегической работы.

Организация встреч и переговоров:

- подготовка повесток, приглашение участников, бронирование переговорных, обеспечение техникой (Zoom, Teams), запись и рассылка протоколов.

Обработка входящей информации:

- фильтрация звонков, писем, сообщений в мессенджерах. Ответ на рутинные запросы, перенаправление важных.

Документооборот и отчетность:

- подготовка, оформление, проверка документов (договоры, презентации, отчеты, письма). Систематизация электронного и бумажного архива.

Организация командировок:

- полный комплекс: от бронирования билетов и отелей до составления детальных маршрутов и подготовки виз.

Подготовка коммуникаций:

- написание писем, приветственных речей, официальных обращений от имени руководителя.

Представительские функции:

- встреча гостей, организация приемов, корпоративных мероприятий.

Сбор и обработка информации:

- мониторинг новостей, рынка, подготовка сводок, дайджестов для руководителя.

Подготовка материалов к встречам:

- сбор данных, создание презентаций, аналитических справок, чтобы руководитель приходил на встречу во всеоружии.

Написание кратких отчетов по итогам мероприятий, поручений.

Самостоятельное решение оперативных вопросов в рамках своей компетенции и доверенных полномочий.

Решение персональных задач:

- оплата счетов, организация семейных мероприятий, помощь с детьми (запись на детские кружки, доставка детей на кружки и обратно, составление плана развития для детей)

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт работы от 3-х лет на аналогичных позициях;
• Наличие автомобиля и загран. паспорта;
• Проектное управление: умение планировать, запускать и контролировать выполнение задач от лица руководителя;
• Аналитика и работа с данными: способность готовить отчеты, дашборды, презентации. Навыки работы с Excel;
• Финансовая грамотность: понимание основ управленческого учета;
• Юридическая грамотность: базовое понимание корпоративного права, договорной работы;
• Проактивность и инициативность: способность предвидеть потребности руководителя, действовать на опережение, а не просто реагировать;
• Высокий уровень ответственности и надежности: доверие- основа этой роли. Помощник часто имеет доступ к конфиденциальной информации;
• Исключительные коммуникативные навыки: умение четко, структурированно и тактично доносить информацию как от руководителя команде, так и наоборот. Навыки работы с сопротивлением;
• Эмоциональный интеллект: способность понимать настроение, приоритеты и рабочий стиль руководителя;
• Стрессоустойчивость и многозадачность: работа в условиях постоянного потока задач и срочных поручений.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Возможность развивать и совершенствовать свои компетенции;
• Комфортный офис, оборудованный всем необходимым;
• Компенсация ГСМ.