Бизнес-ассистент руководителя

Погрузитесь в динамичную и ответственную роль, где вы станете ключевым звеном в управлении проектами и ресурсами компании.

1. Цель и задачи

Бизнес-ассистент-руководитель осуществляет координацию, контроль и организацию работы всех подразделений ООО «ЛегионЭнерго» на всех стадиях производственного цикла: от поступления лида до сдачи объекта и финансового закрытия. Основной задачей является обеспечение прозрачного управления проектами, сроками, премиями и ресурсами компании.

2. Ежедневные обязанности

- Проверка задач и сроков по воронкам Bitrix24: «ЛИДЫ», «ПТО», «Проектирование», «Смета», «Снабжение».
- Контроль загрузки и просрочек задач по каждому сотруднику (Bitrix24, Excel).
- Ведение реестра задач и отклонений (по шаблону).
- Проверка своевременности заполнения данных в CRM и Excel.

3. Еженедельные обязанности

- Обновление общего статуса проектов (таблица).
- Сбор отчетов от руководителей отделов.
- Подготовка сводного отчета по просрочкам, KPI, отклонениям.
- Проверка хода выполнения задач, требующих внимания руководства.

4. Ежемесячные обязанности

- Подготовка сводной таблицы по начислениям премий/штрафов (К1–К4).
- Сверка фактических результатов по KPI с расчетными.
- Контроль обоснований надбавок и депремирования (по шаблону).
- Обновление оргструктуры и документации по отделам.

5. Взаимодействие с отделами

Ассистент обеспечивает информационный мост между:
- Договорным отделом (лиды, контракты, тендеры),
- Сметным отделом (сметы, корректировки, КС-документы),
- ПТО (разработка проекта, контроль СМР, сдача),
- Снабжением (заявки, поставки, сроки),
- Бухгалтерией (начисления, оплата, документы),
- Руководством (план-факт анализ, управленческие решения).

6. Типовые шаблоны и документы

- Еженедельный отчет бизнес-ассистента (Word).
- Чек-листы по отделам (Excel).
- Таблица К1–К4 с формулами расчета премий.
- Шаблоны служебных записок (депремирование, надбавки, уведомления).
- Схема взаимодействия (PDF).

7. Дополнительно

Ассистент обязан незамедлительно уведомлять руководителя при обнаружении рисков:
- Срывов сроков,
- Потери контроля над задачами в Bitrix24,
- Финансовых расхождений в премировании,
- Недобросовестного исполнения задач отделами.

Условия и бонусы

• Стабильная работа в компании с четко поставленными задачами
• Возможность профессионального роста и развития
• Работа в дружелюбном коллективе