Помощник министра

Обязанности:

- Контроль исполнения поручений руководителя.

- Подготовка и предварительное рассмотрение документов, поступающих на подпись министру.

- Обеспечение своевременного представления министру документов для ознакомления и принятия решений.

- Подготовка повестки дня совещаний, проводимых министром.

- Работа в системе электронного документооборота (МСЭД).

- Контроль за соблюдением сроков подготовки и представления документов.

- Контроль за соблюдением регламента работы с документами.

- Распределение документооборота по соответствующим управлением/отделам.

- Ведение личного календаря руководителя, назначение встреч, отслеживание рабочего расписания, фиксирование и напоминание о делах руководителя, информирование о встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

- Работа с конфиденциальной информацией.

- Сбор и систематизация информации для выступлений министра, его отчетов и совещаний.

- Организация совещаний и ВКС.

- Участие в организации и проведении совещаний, встреч и переговоров с участием министра.

- Взаимодействие от имени министра с другими структурными подразделениями министерства.

- Встреча и приём посетителей.

- Прием и распределение входящих звонков.

- Заказ и оформление пропусков для посетителей.

- Жизнеобеспечение приемной руководителя (поддержание порядка и функциональности приёмной и кабинета руководителя).

- Приготовление чая, кофе для руководителя и гостей.

Иные должностные обязанности:

1. Аналитическая и информационная работа:

· Анализ поступающей на имя министра информации (докладные, служебные записки, отчеты, обращения граждан и организаций).

· Подготовка кратких аналитических справок, обзоров и предложений по порученным направлениям.

2. Организационно-подготовительная работа:

· Подготовка проектов повестки дня совещаний, проводимых министром.

· Участие в организации и проведении совещаний, встреч и переговоров с участием министра.

· Подготовка и предварительное рассмотрение проектов документов, поступающих на подпись министру.

3. Работа с документами:

· Предварительное рассмотрение и визирование проектов документов, готовящихся в министерстве.

· Подготовка проектов поручений министра по результатам рассмотрения документов.

· Обеспечение своевременного представления министру документов для ознакомления и принятия решений.

4. Контрольная функция:

· Контроль за исполнением поручений министра, данных как помощнику, так и другим подразделениям министерства.

· Контроль за соблюдением сроков подготовки и представления документов.

Ненормированный рабочий день.