Делопроизводитель в отдел кадров

Обязанности:

1. Обработка входящей документации и корреспонденции:

- Прием всей входящей почтовой и электронной корреспонденции (письма, уведомления, официальные запросы).

- Регистрация входящих документов в электронной системе с присвоением входящего номера и даты.

- Визуальная проверка документов на наличие всех необходимых реквизитов и подписей.

- Своевременная передача входящих документов руководителю или ответственным сотрудникам отдела для рассмотрения и исполнения.

2. Работа с исходящей документацией:

- Прием от Работников отдела подготовленных проектов писем, служебных записок и других исходящих документов.

- Проверка правильности оформления исходящих документов согласно установленным в организации правилам делопроизводства.

- Регистрация исходящих документов в электронной системе с присвоением исходящего номера и даты.

- Подготовка документов к отправке: составление реестра исходящих документов, распечатка, копирование, формирование пакетов.

- Отправка кадровой корреспонденции через почтовые службы, курьеров или электронные каналы связи.

3. Работа с внутренними документами и их хранение:

- Регистрация внутренних документов отдела (служебные записки, поручения).

- Систематизация и подшивка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел отдела.

- Обеспечение краткосрочного хранения текущих документов и их подготовка для последующей передачи в архив.

- Получение документов из обособленных подразделений, фиксация наличия и подготовка на подпись Руководителю организации.

- Разбор документов после подписания Руководителем (сканирование, составление пакетов на передачу Работникам их экземпляров, пополнение Личных дел Работников в бумажном и электронном виде)

- Работа с архивом (своевременное оформление Личных дел уволенных Работников, подготовка для сдачи в архив бумажного дела, формирование личного дела уволенных Работников в электронном виде)

- Формирование архива по истечении года по кадровым мероприятиям (приказы, служебные записки, уведомления и т.п.).

4. Работа со средствами связи:

- Прием входящих телефонных звонков, их фильтрация и перенаправление соответствующим специалистам отдела.

- Предоставление общей справочной информации по телефону в рамках своей компетенции (например, режим работы, контакты).

- Фиксация полученных по телефону сообщений и их оперативная передача адресатам.

Требования:

- Аналогичный опыт работы от 2-х лет;

- Знание офисных программ;

- Знание КДП будет преимуществом;

- Ответственный подход к работе, способность к эффективной работе в условиях многозадачности;

- Внимательность к деталям, дисциплинированность и исполнительность.

Условия:

- Оформление согласно ТК РФ;

- Официальная зарплата от 80 000 рублей в месяц;

- Полный социальный пакет (медицинская страховка, оплата больничных и отпусков);

- График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;

- Комфортные условия работы в современном офисе.