Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

Организационно-техническое обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Прием, распределение корреспонденции.

Ведение делопроизводства.

Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.

Планирование рабочего дня руководителя.

Контроль исполнения документов, поступивших на исполнение.

Контроль качества подготовки, правильности составления документов, представляемых на подпись руководителю.

Организация проведения телефонных переговоров генерального директора.

Заказ авиа и ж\д билетов.

Составление проектов текстов открыток, телеграмм, писем, запросов, других документов.

Оформление подписки на периодические издания.

Составление технических заданий для заключения договоров на услуги: по заказу авиа и ж/д билетов, почтовой отправки корреспонденции почтой России; экспресс-почты.

Подготовка к заседаниям и совещаниям, проводимым руководителем, протоколирование заседаний и совещаний.

Контроль за исполнением работниками протоколов заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.

Организация приема посетителей.

Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача в архив.

Заказ представительских и канцелярских принадлежностей для нужд руководителя.

Требования:

- Высшее образование.

- Опыт работы в должности секретаря / помощника руководителя от 3х лет.

Знание:

- организации делопроизводства;

- стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- методов оформления и обработки документов;

- основ архивного дела;

- правил пользования приемно-переговорными устройствами;

- правил делового общения;

- основ этики и эстетики;

- грамотный устный и письменный русский язык;

- высокая скорость печати;

- уверенное пользование офисной техникой;

- MS Office, МС Outlook - уверенный пользователь, уверенное пользование справочными правовыми системами «Консультант Плюс», «Гарант»;

- умение работать с большим объемом информации, анализировать такую информацию в кратчайшие сроки, формировать сводные данные, умение формировать отчетность;

- внимательность, оперативность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, аккуратность, обучаемость, пунктуальность, коммуникабельность.

Условия:

Срочный трудовой договор, на время отсутствия основного работника (отпуск по уходу за ребенком).

5-и дневная рабочая неделя. Понедельник - четверг: с 8.00 до 17.00, пятница: с 8.00 до 14.30.

Работа в офисе (ст. м. Кожуховская). Работа в соответствии с ТК РФ, соц. пакет.