Ведущий специалист отдела делопроизводства

ООО"ВБ-сервис" приглашает на работу Ведущего специалиста Отдела делопроизводства.

Если вы уже работали в должности "Помощник или ассистент руководителя", уверенно владеете офисными программами (MS Word, Excel) и 1С: Документооборот, ждём ваших откликов!

Обращаем внимание, что основные обязанности делятся между руководителем отдела делопроизводства и ведущим специалистом, а некоторые выполняются только в отсутствие руководителя отдела.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ:

• Обеспечение учета и хранения входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в системе электронного документооборота – 1С.
• Прием документов на подпись генеральному директору.
• Осуществление контроля за оформлением (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
• Соблюдение правил оформления и сроков подготовки документов.
• Сбор документов, материалов, необходимых для работы генеральному директору. Помощь в подготовке презентаций.
• Информирование генерального директора о состоянии исполнения дел, взятых на контроль.
• Поддержание в надлежащем состоянии приемной генерального директора.
• Организация проведения телефонных переговоров, включая конференц-связь, генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.
• Подготовка совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения).
• Ведение календаря генерального директора.
• Ведение и учет представительских расходов, исполнение личных поручений генерального директора.
• В отсутствие руководителя отдела делопроизводства travel-поддержка генерального директора и администрации (покупка авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, трансфер).
• Контроль за сохранностью документов в приемной генерального директора.
• Приём посетителей генерального директора (приготовление и подача чая/кофе).
• Подготовка дел, хранящихся в приемной, к сдаче в архив и их предархивная обработка.
• Обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора.
• Работа с АО «Почта России»: подготовка и отправка заказных писем с использованием специализированной программы, контроль за доставкой исходящей корреспонденции адресату.

ТРЕБОВАНИЯ К СОИСКАТЕЛЮ:

• Высшее образование.
• Опыт работы в должности «Помощник руководителя»/«Офис-менеджер» не менее 3 лет.
• Знание ПК, уверенный пользователь пакета офисных программ, знание 1С Предприятие 8 КОРП – Документооборот, Microcoft Outlook.
• Умение составлять официально-деловые письма, грамотность.
• Опыт в подготовке корпоративных мероприятий.
• Сохранение конфиденциальности полученной информации.

Условия:

• Официальное трудоустройство, согласно ТК РФ.
• График работы 5/2 (понедельник - четверг с 09.00 до 18:00, по пятницам - до 16:45).
• Заработная плата - от 115000 руб. до 140000 руб. до налогообложения (уровень обсуждается с успешным кандидатом).
• Оплачиваемая мобильная связь: предоставляем смартфон и сим-карту.
• Социальный пакет (премирование по итогам года, материальная помощь, корпоративная столовая, ДМС после года работы).

О компании: ООО «ВБ-Сервис» — часть группы компаний Банка ВТБ (ПАО), специализирующаяся на технической эксплуатации и управлении объектами недвижимости. Мы обеспечиваем эксплуатацию флагманских офисов и бизнес-центров, а также объектов культурного наследия. Наша стратегия — комплексный и качественный подход к обслуживанию объектов с учетом запросов клиентов. Мы ценим каждого сотрудника и стремимся к раскрытию их потенциала.