Секретарь-делопроизводитель

1.1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие подразделения академии.

Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.

Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.

Ведение электронной базы документов.

Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.

Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.

Участие в описи документов.

Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.

Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.

Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.

Отслеживание актуальности номенклатуры документов.

Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.

Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.

Помощь руководителю в организации приема посетителей.

Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.

Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.

Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.

Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.

Выполняет отдельные поручения ректора и руководителя управления администрирования и контроля.

Секретарь-делопроизводитель должен иметь высшее образование и обязан разбираться в следующих областях:

процесс документооборота в организации;

• нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
• должностная структура организации и её основной кадровый состав;
• система электронных баз документов организации;
• правила оформления соответствующей документации;
• требования к хранению документов и их сохранности;
• нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
• правила грамматики и орфографии;
• принципы делового общения;
• правила архивирования документации;
• нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
• нормы ведения деловой переписки;
• правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.