Координатор по заказу логистики для лекторов (event)

Основная цель роль: Организовать и координировать логистику лекторов/спикеров по территории России (перелёты/жд, проживание, трансферы), обеспечивая строгое соблюдение политики компании по взаимодействию со специалистами здравоохранения (HCP), лимитов расходов и стандартов комплаенса.

Обязанности:

• Бронирования в РФ: организация авиабилетов (включая региональные перевозчики), ЖД (РЖД, Сапсан), отелей и трансферов с учётом лимитов категории проживания и класса поездок, корпоративных тарифов и предпочтительных поставщиков.
• HCP комплаенс: применение внутренних лимитов и правил при взаимодействии с медицинскими специалистами и лекторами (категории отелей, питание, транспорт, запрет несоответствующих расходов), документирование обоснования необходимости логистики, прозрачность и отслеживаемость расходов.
• Документооборот: оформление заявок в системе Азимуд.
• Взаимодействие с инициаторами : координация с лекторами, организаторами, travel‑агентством, медикал комплаенс
• Контроль лимитов и бюджетов: проверка заявок на соответствие лимитам, предварительное согласование превышений (если допустимо политикой), мониторинг отклонений и подготовка отчётности.
• Риски и операционное управление: оперативная перестройка маршрутов при отменах рейсов/задержках поездов/погоде; информирование лекторов; обеспечение альтернативных вариантов в рамках лимитов.
• Сервис: точные инструкции по поездке (билеты, ваучеры, контакты), оперативная поддержка в дни перемещений и мероприятий, post‑trip follow‑up для сбора обратной связи.
• Оптимизация: использование договорных тарифов

• Опыт: 2–3 года в корпоративных поездках/эвент‑логистике по РФ; опыт работы с HCP‑комплаенсом (будет преимуществом)
• Навыки: планирование, переговоры с поставщиками, аккуратность в документообороте, управление рисками, проактивная коммуникация.
• Знание инструментов: Excel/Sheets для отчётности, корпоративные заявки/порталы, календарные и таск‑менеджеры.
• Комплаенс и регуляторика: знание внутренней политики взаимодействия с HCP, правил прозрачности расходов, 152‑ФЗ (персональные данные), базовых требований налогового учёта первичных документов.
• География и гибкость: понимание особенностей региональных перевозок и сезонности по РФ; готовность к нерегулярному графику в период мероприятий.
• Английский язык - уровень B1

• Возможность присоединиться к международной инновационной компании с одним из лучших в индустрии портфелем препаратов, спасающих жизни пациентов.

• Экспертная команда, возможность самостоятельного построения процессов и глубокого погружения в бизнес, высокий темп работы и возможность использовать современные технологии и инструменты.

• ДМС со стоматологией с первой рабочей недели

• Оплата мобильной связи

• Участие в программах поддержки здоровья и благополучия (well-being).

• Обучение, возможность изучения языков, возможность участия в волонтерских программах и пр.

• Возможности профессионального и карьерного роста.

• Современный, комфортный офис класса «А» в Москва-Сити.

• Гибкое время начала рабочего дня