Специалист сектора документационного обеспечения

Обязанности:

3.1. Должностные обязанности:

3.1.1. Организация работы приемной заместителя Губернатора Волгоградской области (руководитель), в том числе:

внесение информации в планировщик (органайзер) о планировании рабочего времени руководителя;

информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

получение необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей, вызов по поручению руководителя работников;

организация телефонных переговоров, встреч и мероприятий руководителя, ведение базы телефонных контактов руководителя;

установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам, прием и передача телефонограмм, запись принятых сообщений и передача их содержания руководителю;

обеспечение персональных встреч руководителя с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, представителями организаций и общественных объединений, гражданами;

организация работы с посетителями в приемной руководителя;

принятие мер по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;

осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания).

3.1.2. Организация командировок руководителя:

подготовка проектов распоряжений аппарата Губернатора о направлении в командировку в соответствии с установленным порядком направления в служебные командировки лиц, замещающих государственные должности Волгоградской области;

заказ проездных билетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

подготовка документов, необходимых руководителю в командировке;

обработка результатов командировки, оформление отчета о командировке.

3.1.3. Организация работы с документами в приемной руководителя:

ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, ее систематизация в соответствии с принятым порядком и передача после ее рассмотрения конкретным исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;

прием документов на подпись руководителя;

составление проектов служебных писем, докладных и служебных записок;

размножение служебных документов;

контроль прохождения документов в приемной руководителя (согласование; подписание и утверждение документа);

в случае необходимости осуществление доставки корреспонденции в приемные Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора – руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в структурные подразделения аппарата Губернатора и Управления делами, а также в иные органы и учреждения по поручению непосредственного и/или вышестоящего руководства;

ведение журнала учета выдачи на исполнение документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования";

обеспечение хранения документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования";

обеспечение соблюдения правил ознакомления исполнителей с документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования".

3.1.4. Организация хранения документов в приемной руководителя:

разработка номенклатуры дел секретариата руководителя;

формирование и оформление дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел секретариата руководителя;

обеспечение сохранности дел и служебных документов;

подготовка и передача дел в установленные сроки в архив.

3.1.5. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;

сервировка чайного (кофейного) стола.

3.1.6. Иные должностные обязанности:

выполнение точно и в срок указаний и поручений непосредственного и вышестоящего руководства;

неукоснительное соблюдение принципов и правил служебного поведения работников, установленных локальным актом Учреждения; соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Учреждения, пропускного режима, правил содержания служебных помещений и пожарной безопасности.

Требования:

• среднее профессиональное/высшее образование