Офис-менеджер / Администратор / Помощник руководителя

KROY — небольшой швейный цех в Румянцево. Помещение и оборудование уже готовы, есть офисная часть и зона, где можно показывать образцы и встречаться с клиентами. Основательница сейчас собирает первую команду, и офис-менеджер станет одним из ключевых людей на месте, который поможет собрать всё «по полочкам» — в прямом и переносном смысле.

Кого ищем

Офис-менеджера / администратора / помощника руководителя.
Человека, который берёт на себя заботу об офисе, порядке, документах и мелких хозяйственных задачах. Внутренний образ роли — «фея-хранительница» пространства.

Что предстоит делать

• поддерживать порядок в офисной зоне, на кухне и в местах хранения;

• разбирать и систематизировать документы, наводить порядок в архиве, сканировать и переводить бумаги в электронный вид;

• вести аккуратные папки/папки в облаке для договоров, актов, счетов, передавать материалы бухгалтеру;

• заниматься мелкими закупками: канцтовары, хозяйственные мелочи, расходные материалы для офиса;

• оформлять заказы на ткани и другие позиции по запросу руководителя, координировать доставку, принимать и аккуратно раскладывать всё по местам;

• продумывать организацию пространства: предлагать решения по полкам, шкафам, системе хранения, подбирать варианты и оформлять заказы после согласования;

• следить за наличием воды, чая, кофе, посуды, салфеток и других вещей, которые создают комфорт для сотрудников и гостей;

• готовить помещение к встречам: проветрить, включить свет, разложить образцы, приготовить кофе;

• встречать гостей, провожать до нужной зоны, создавать спокойную и дружелюбную атмосферу;

• помогать с простыми административными задачами руководителю: распечатать, подшить, собрать документы к встрече, отправить файлы, заполнить базовый список/таблицу;

• держать в одном месте контакты поставщиков, курьеров, клининга, мелких подрядчиков и обновлять эту информацию;

• при необходимости организовывать выезды мастеров (интернет, клининг, мелкий ремонт), согласовывать время и присутствовать на месте.

По мере развития работы спектр задач может расширяться в пределах офисной и организационной части.

Каким мы видим человека на этой роли

• аккуратный и внимательный к деталям;

• с базовым чувством вкуса и любовью к «чистым» и понятным пространствам;

• организованный, умеющий доводить дела до конца;

• тактичный в общении, умеющий спокойно взаимодействовать и с сотрудниками, и с гостями;

• инициативный: замечает, что можно улучшить, и предлагает решения;

• уверенно пользуется компьютером, сканером, облачными папками, мессенджерами.

Эта позиция подойдёт тем, кому нравится наводить порядок в вещах, документах и процессах и кто хочет стать частью проекта на раннем этапе, когда ещё многое можно выстроить с нуля.

5/2, оформление по ТК, компенсация обедов и фитнеса (столовая и клуб в том же корпусе)