Business travel manager/Travel coordinator

Цель позиции: Обеспечить полный цикл сопровождения VIP-клиентов и сотрудников по вопросам организации авиаперелётов и индивидуального туризма — от получения заявки до закрытия отчётности и финансового контроля.

Обязанности:

1. Работа с авиаперелётами:

   • Приём и обработка заявок на бронирование авиабилетов от сотрудников, руководства и VIP-клиентов;
   • Подбор оптимальных маршрутов, рейсов, стыковок с учётом предпочтений и ограничений (график, багаж, класс обслуживания);
   • Согласование маршрутов с клиентами и партнёрскими агентствами;
   • Контроль корректности выдачи билетов, стоимости, условий возврата и обмена;
   • Согласование стоимости перелёта с руководством до подтверждения заказа;
   • Финансовый контроль: проверка счётов, соответствия брони и стоимости.

2. Индивидуальный туризм:

   • Обработка заявок на бронирование отелей, вилл, трансферов;
   • Подбор вариантов проживания по заданным параметрам (уровень, локация, цена, рейтинг, условия);
   • Взаимодействие с туристическими агентствами и отельными партнёрами;
   • Согласование предложений с заказчиком и финальное бронирование через агентства.

3. Контроль и отчётность:

   • Проверка и утверждение закрывающих документов, а также подготовка и передача счетов на оплату;
   • Взаимодействие с отделом авансовой отчетности и финансовым департаментом для обеспечения своевременного и корректного проведения финансовых операций;
   • Проведение аудита деятельности агентства и внедрение мер по оптимизации их процессов и работы;
   • Контроль соблюдения лимитов и расходных ограничений в соответствии с Travel-политикой компании;
   • Внесение изменений и обновлений в Travel-политику по мере необходимости;
   • Работа с системой электронного документооборота (СЭД) для обработки и хранения документов.

Требования к кандидату:

Обязательные:

• Опыт работы в сфере VIP-туризма, авиабронирований или бизнес-авиации — не менее 5 лет;
• Знание GDS-систем (например, Amadeus, Galileo) или опыт взаимодействия с туроператорами/авиаброкерами;
• Отличные коммуникативные навыки и клиентоориентированность;
• Навыки ведения учёта, финансовой сверки и составления табличных отчётов;
• Английский язык на уровне С1.

Желательные:

• Опыт работы с премиальным или корпоративным сегментом;
• Знание нюансов оформления возвратов и обменов.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 10:00 до 19:00 (готовность быть на связи 24/7);
• Высокий уровень дохода (обсуждается индивидуально с каждым кандидатом);
• Офис класса "А" на территории ИЦ "Сколково".