Офис-менеджер автопроката

Вакансия: Офис-менеджер (Автопрокат)

Компания: FRC-FlashRentCar – динамично развивающаяся компания на рынке услуг автопроката.

О нас: Мы предлагаем клиентам широкий парк современных автомобилей и стремимся к обеспечению высочайшего уровня сервиса. В нашу дружную команду ищем ответственного и коммуникабельного Офис-менеджера.

Обязанности:

1. Прием и обработка заявок:

Прием входящих звонков, электронных писем и онлайн-заявок на аренду автомобилей.

Консультирование клиентов по ассортименту автомобилей, тарифам, условиям аренды, требованиям к документам.

Проверка предоставленных клиентом документов (паспорт, водительское удостоверение).

Формирование предварительных броней в системе учета.

2. Коммуникация с клиентами:

Вежливое и профессиональное ведение переговоров с клиентами (лично в офисе, по телефону, онлайн-чатам).

Оперативная и грамотная переписка по электронной почте и в мессенджерах (уточнение деталей заказа, подтверждение брони, напоминания).

Решение стандартных вопросов и претензий клиентов на этапе бронирования и оформления.

Информирование клиентов о статусе заказа, готовности автомобиля, изменениях условий.

3. Оформление договоров и документации:

Подготовка, печать и оформление договоров аренды автомобилей (индивидуально под каждого клиента и автомобиль).

Проверка данных клиента в договоре на соответствие документам.

Подготовка и оформление актов приема-передачи транспортного средства (с подробным описанием состояния).

Оформление актов выполненных работ, счетов, прочих первичных бухгалтерских документов.

Контроль за наличием и правильностью заполнения всех необходимых подписей и печатей на документах.

4. Ведение документации и отчетность:

Ведение электронных баз данных (клиентов, договоров, автомобилей) в CRM-системе или Excel/Google Таблицах.

Подготовка ежедневных/еженедельных отчетов по бронированиям, загрузке автопарка, заключенным договорам.

Помощь в подготовке отчетов для руководства и бухгалтерии.

5. Обеспечение порядка в офисе:

Поддержание чистоты, порядка и презентабельного вида рабочего места и зоны приема клиентов.

Контроль за наличием и пополнением расходных материалов (бумага, картриджи, бланки договоров/актов, ручки и т.д.).

Встреча и размещение клиентов в офисе.

Организация работы канцелярии.

Требования:

Опыт работы офис-менеджером, администратором, менеджером по продажам услуг или в сфере гостеприимства (приветствуется).

Обязательно: Отличные коммуникативные навыки (устные и письменные), грамотная речь и письмо.

Умение работать с большим объемом информации и вести несколько задач одновременно (мультизадачность).

Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность.

Опыт работы с документами (договоры, акты, отчеты).

Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel – обязательно!), интернет, электронная почта. Опыт работы с CRM-системами – большой плюс.

Доброжелательность, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Умение работать в команде.

Готовность к обучению и освоению специфики автопроката.

Будет преимуществом:

Знание основ бухгалтерского документооборота.

Условия:

Форма занятости: [Полная занятость, 2/2]

График работы: с 09:00 до 18:00

Место работы: г. Калининград, ул. Ю. Гагарина д. 225кА7

Заработная плата: Оклад 40 000 + бонусы/премии