Офис менеджер \ секретарь

ООО СК "АСД" — лидер рынка в области строительства и реконструкции светофорных объектов и АСУДД (автоматизированная система управления дорожным движением) в Москве.

Обязанности:

• Организация работы офиса.
• Обеспечение бесперебойной работы офисной инфраструктуры (канцелярия, техника, расходные материалы).
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками офисных услуг.
• Контроль за состоянием офисных помещений и организация уборки.
• Организация корпоративных мероприятий и встреч.

Документооборот:

• Приём, регистрация, учёт и контроль движения входящей и исходящей документации.
• Организация системы электронного документооборота в 1С Документооборот, МосЭдо.
• Формирование номенклатуры дел и архивная работа.
• Контроль за соблюдением сроков обработки документов и их исполнением.
• Подготовка и согласование документов (приказы, распоряжения, договоры).
• Ведение реестров документов и формирование отчётности по документообороту.

Административные задачи:

• Работа с заявками сотрудников по хозяйственным вопросам.
• Организация делопроизводства и ведение кадрового документооборота.
• Контроль за соблюдением корпоративных стандартов оформления документов.
• Подготовка документов для проверяющих органов.
• Контроль курьерской службы.

Работа с системами:

• Ведение документооборота в 1С Документооборот и Битрикс24.
• Контроль корректности заполнения документов в системах.
• Выявление проблем в процессах документооборота и предложение решений по оптимизации.

Требования:

Обязательные:

• Высшее образование (желательно управленческое, экономическое или юридическое).
• Опыт работы офис-менеджером или администратором от 2-3 лет.
• Опыт работы с документооборотом от 1 года.
• Знание основ делопроизводства и ГОСТов по оформлению документов.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook).
• Внимательность к деталям, организованность.
• Умение работать с большими объёмами документов.

Желательные:

• Опыт работы в строительных компаниях.