Ведущий специалист по документообороту и АХО

АО «Газстройпром» – крупнейший строительный холдинг России, работающий на ключевых объектах Газпрома. В нашей компании работают настоящие профессионалы своего дела, которые способны самостоятельно решить задачи любой сложности - присоединяйтесь!

Что вы будете делать: два больших блока задач

1. Документооборот: порядок в потоке информации

• станете «правой рукой» руководителя: будете фильтровать входящую корреспонденцию и распределять задачи по резолюциям;

• проверите и подготовите к подписи исходящие письма и служебные записки — без ошибок и в срок;

• возьмёте на себя оформление командировок: билеты, гостиницы, согласования;

• будете управлять потоком корреспонденции (отправка/приём через курьерские службы);

• отработаете задачи в системе электронного документооборота (СЭД);

• подготовите материалы по исполнению протоколов селекторных совещаний и поможете организовать сами совещания;

• обеспечите полный цикл работы с документами (входящими, исходящими и внутренними) в системе электронного документооборота (1С:Документооборот или сквозной реестр);

• будете регистрировать входящую корреспонденцию (полученную по почте, электронной почте и нарочно) и исходящие документы, своевременно доводить их до исполнителей;

• проконтролируете правильность оформления исходящих писем и документов перед отправкой;

• сформируете и обеспечите сохранность дел по входящей и исходящей документации, подготовите документы для передачи в архив;

• проведёте анализ документооборота и подготовите соответствующую отчётность;

• будете консультировать сотрудников компании по вопросам делопроизводства и правилам оформления документов;

• обеспечите сбор, систематизацию, хранение и использование архивных документов;

• организуете и проконтролируете отправку исходящей документации через службы связи (почта, курьерские службы);

• примете участие в разработке предложений по совершенствованию электронной системы документооборота.

2. АХО: комфорт и эффективность команды

• обеспечите хозяйственную поддержку проектной команды: от питания и проживания на объекте до транспорта;

• будете управлять ТМЦ: приёмка, учёт, списание, контроль запасов;

• организуете закупочные процедуры и будете сопровождать договоры — от подписания до исполнения;

• составите бюджет в зоне ответственности, проанализируете отклонения и подготовите отчёты;

• проконтролируете текущие ремонты: проверите ведомости объёмов работ и закроете выполненные этапы;

• организуете представительские мероприятия и обеспечите сотрудников СИЗ по нормам;

• обустроите рабочие места для команды — чтобы каждому было удобно и продуктивно.

Чего мы ждём от вас

• высшее образование (обязательно);

• грамотная речь — и устная, и письменная (мы ценим чёткость и ясность);

• уверенный пользователь ЕСЭД и 1С;

• опыт работы от 3 лет в строительной сфере (это важно для понимания контекста);

• готовность к ненормированному рабочему дню (иногда нужно «дожать» задачу).

• Оформление согласно ТК РФ с первого дня работы;
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (дополнительные дни к отпуску за переработки);
• Достойный уровень заработной платы, дополнительные выплаты за особые достижения, материальная помощь при жизненно-важных событиях;
• Возможности профессионального и карьерного развития;
• Программа ДМС, включая стоматологию и экстренную медицинскую помощь – для Вас и Ваших детей;
• Рабочее место в комфортном офисе класса А+ в 5-ти минутах от метро (бесплатная парковка рядом с офисом);
• Корпоративный университет организует обучение у внешних поставщиков, развивает программы повышения квалификации. Доступ к Альпина и софинансируем внешнее обучение.

О характере работы
Позиция предполагает участие в проектном формате работы. Важно понимать:

• конкретный проект может иметь ограниченный срок, но при успешной работе его нередко продлевают;

• в компании постоянно запускается множество новых проектов — если вы эффективно вольётесь в команду и проявите себя, у вас будут все шансы остаться с нами надолго;

• мы ценим сотрудников, которые показывают высокий результат, и стремимся сохранять ключевых специалистов в долгосрочной перспективе.

Почему это может быть вашим местом

• Вы любите систему и порядок — и умеете их создавать.

• Вам важно видеть результат: когда документы проходят без заминок, а команда работает в комфортных условиях.

• Вы готовы брать ответственность и решать задачи на стыке администрирования, логистики и финансов.

• Хотите работать в строительной отрасли, но не на площадке, а в офисе — где каждый день разный, а рутина невозможна по определению.

Если узнаёте себя — присылайте резюме. Давайте вместе делать большие проекты ещё эффективнее

*При отклике указывайте желаемый доход