Администратор операционных процессов и встреч

Привет, мы Mozen!

Мы ищем специалиста для обеспечения эффективности и организованности рабочих процессов внутри компании и команды.

Кто мы такие и что мы делаем?

Mozen создает решения для моментальных выплат для разных сфер бизнеса. Например, мы создали сервис моментальных выплат в нишах автосалонов, металлолома, а так же курьерам и водителям такси, который интегрирован с Яндекс.Go. Помимо Яндекса, мы работаем с крупнейшими агрегаторами - СитиМобил, БиБи и Таксовичкоф.

В 2023 мы стали дочерней компанией “Альфа-Банк” и частью “АБ Холдинг”, крупнейшего бизнес консорциума в России.

Чем тебе предстоит заниматься и каковы будут зоны твоей ответственности?

Администрирование:
1.1 Единообразная организация и проведение (модерация) встреч в соответствии с правилами Компании:
- внешние встречи Коммерческого департамента,
- 1-to-1 встречи Генерального директора,
- внутрикорпоративные собрания с участием Генерального директора;
- встречи с Альфа-Банком.
1.2 Подготовка и обработка результатов встреч в соответствии с правилами Компании (ведение протоколов и их рассылка после встреч);
1.3 Контроль соблюдения правил организации и проведения встреч сотрудниками Компании;
1.4 Ведение реестра поручений сотрудников;
1.5 Ведение профильного пространства в базе знаний Компании с целью хранения истории зафиксированных на встречах договоренностей и поручений;
1.6 Администрирование профильных ИС Компании.

Методологическая поддержка:
2.1 Консультирование сотрудников по вопросам списания трудозатрат и ведения JIRA;
2.2 Формирование гайдов и др.справочных материалов, касающихся организации и проведения встреч, формированию протоколов, правил ведения деловой переписки, ведения JIRA и т.д.;
2.3 Контроль соблюдения правил Компании в части организации и проведения встреч, их протоколирования, др.

Мониторинг и контроль операционной деятельности Компании:
3.1 Контроль списания трудозатрат в JIRA и обновления статуса выполнения задач/поручений в разрезе подразделений/сотрудников/проектов;
3.2 Контроль актуализации реестра поручений Компании;
3.3 Формирование отчетности, выявление инцидентов на основании данных JIRA и эскалация информации об инцидентах.

Делопроизводство:
4.1 Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, маршрутизация входящих писем внутри Компании;
4.2 Ведение номенклатуры дел;
4.3 Организация работы в ИС Компании

Мы ожидаем от тебя:

Внимательности и аккуратности, организованности и самодисциплин, системности и структурности мышления, навыка фасилитации и ведения встреч, грамотной письменной и устной речи, ориентации на результат, цифровой грамотности, соблюдения этичности и конфиденциальности.

Ждем резюме!