Личный ассистент (Хамовники)

В семью требуется личный ассистент, который станет правой рукой руководителя и поможет выстроить системное управление личными и семейными делами. Текущий ассистент переходит в офисное направление.

Условия:

• Формат работы: гибрид — сочетание удаленной работы и офлайн-задач в Москве (район Хамовники);

• График: 6/1, с 9:00 до 18:00. Необходимо быть на связи до 23:00 (могут поступать задачи, не требующие немедленного выполнения). Выходные плавающие;

• Командировки: возможны по вашему желанию;

• Заработная плата: от 170 000 р. + возможны бонусы за сложные проекты. Уровень заработный платы финально обсуждается исходя из вашего опыта;

• Оформление: обсуждается индивидуально, подписание NDA — обязательно;

• Руководитель периодически путешествует (США, Япония, Гонконг и др.), перестройка под часовые пояса не требуется. В эти периоды связь с руководителем в основном утром, либо вечером.

Обязанности:

1. Организация и координация

• Планирование и ведение календаря руководителя и семьи;

• Организация, сопровождение и присутствие на встречах — онлайн, офлайн, деловых и семейных;

• Ведение актуального статуса по задачам: протоколирование, фиксация и контроль выполнения задач, сроков и договорённостей;

• Поиск и подготовка информации, документов, вещей и материалов для решения задач руководителя;

• Бронирование услуг для руководителя и семьи;

• Поиск, заказ и организация доставок из-за рубежа со сложной логистикой (антиквариат, предметы искусства, ювелирные украшения, брендовая одежда);

• Систематизация процессов: отчётность, напоминания, система управления задачами, ведение базы знаний.

2. Travel сопровождение

• Организация командировок и личных поездок: маршруты, бронирование, визы, перелёты, трансферы;

• Работа с частной авиацией и арендой транспорта (сложная логистика);

• Подготовка программ времяпровождения и организация встреч на месте.

3. Family Office

• Ведение семейного календаря: школа, кружки, приёмы у врачей, мероприятия и поездки;

• Координация домашнего персонала (гувернёры, водители, помощники по хозяйству, повар и др.);

• Контроль бюджета и регулярных платежей (ЖКХ, интернет, сервисы, зарплата персонала);

• Поиск и заказ продуктов, товаров, подарков;

• Организация семейных праздников, досуга и отдыха;

• Найм домашнего персонала;

• Ведение базы знаний Family Office, настройка системных процессов внутри семейного офиса.

Требования:

• Опыт работы личным или семейным ассистентом от 4 лет. Будет преимуществом опыт работы в семье с несколькими детьми или в премиум-сегменте;

• Владение английским языком на уровне B2+;

• Навыки работы в MS Office (или аналогах);

• Опрятный деловой внешний вид;
• Оперативная связь с руководителем;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Структурное мышление;
• Ответственность, внимательность, настойчивость.

Этапы отбора:

1. Первичное собеседование (онлайн, 20-30 минут);
2. Собеседование с руководителем (онлайн);
3. Проверка на полиграфе;
4. Финальное собеседование с руководителем (офлайн, район Хамовники).