Офис-менеджер (помощник руководителя)

Генподрядная строительная организация открыла вакансию: Офис-менеджер / Помощник руководителя.

Процесс отбора кандидатов включает обязательное прохождение тестирования на знание программы по составлению и оформлению документов, а также знание Word, Excel (работа с фильтрами, формулами).

Обязанности:
• Подготовка и оформление внутренней документации компании (письма, приказы и другие корпоративные документы).
• Обеспечение полного цикла ведения документооборота предприятия, включая создание и своевременное обновление реестровых журналов учёта всех видов документации (в т.ч. печать, копирование, сканирование).
• Осуществление оперативной деловой переписки с партнёрами и клиентами организации.
• Контроль отправки и получения необходимой корреспонденции/отправлений, взаимодействие со службами доставки и почты.
• Прием входящих телефонных звонков, корректное перераспределение вызовов сотрудникам согласно компетенциям.
• Встреча и сопровождение визитёров компании (предоставление чая, кофе и другой необходимой помощи).
• Выполнение поручений руководителей.
• Административная помощь руководителям и другим специалистам фирмы, обеспечение комфортной рабочей среды сотрудников.
• Организация рабочих процессов внутри офиса (~20 человек): контроль запасов канцелярии, приобретение необходимых офисных принадлежностей, продовольствия, контроль регулярной уборки помещений и взаимодействие с обслуживающими структурами бизнес-центра.
• Учет наличия и состояния офисной техники (компьютеры, принтеры, сканеры и другое оборудование); организация маркировки, проведения инвентаризаций, взаимодействия с коллегами и ИТ-службой по вопросам покупки, ремонта, настройки и технического обслуживания оборудования.
• Помощь в проведении внутрикорпоративных мероприятий.
• Координация командировок руководителей и коллег, включающая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, заключение соответствующих договорённостей и получение подтверждающей документации после завершения поездки.

Требования:
• Грамотное владение персональным компьютером на уровне уверенного пользователя Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и базовая осведомленность в работе системы бухгалтерского учета 1C (желательно наличие опыта).
• Опыт аналогичной профессиональной деятельности минимум год, предпочтительно в строительной отрасли.
• Грамотность письменной и устной речи, знание стандартов и требований к оформлению деловых бумаг и официальных сообщений.
• Способность эффективно обрабатывать большие объемы информации и оперативно реагировать на возникающие запросы.
• Готовность работать в условиях многопоточности задач и динамичной обстановки офиса.
• Наличие среднего специального образования или высшего уровня квалификации.
• Обязательные личные качества: высокий уровень культуры речи, пунктуальность, аккуратность, внимательность, дружелюбие и умение ладить с людьми разного характера.

Условия:
• Рабочее место расположено в современном комфортабельном офисе категории A с удобствами для работников, в пешей доступности (10 мин.) от ст. метро "Василеостровская" и "Горный институт".
• Бесплатное предоставление напитков (чай, кофе) за счёт компании.
• Официальное трудоустройство согласно нормам Трудового кодекса Российской Федерации.
• Испытательный период длительностью 3 месяца.
• Фиксированная заработная плата составляет 80 000 рублей в месяц после прохождения испытательного периода.
• Рабочий график: стандартный рабочий день с понедельника по пятницу с 9 утра до 18 вечера.
• Непосредственное руководство осуществляется руководителем отдела сопровождения строительства.