Офис-менеджер (ООО "Гранд Дюк Восток")

Вакансия временная, на период отпуска по уходу за ребенком основного работника!

Обязанности:

• Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них руководству.

• Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений руководства.

• Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению руководства осуществляет документооборот между Обществом (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями.

• Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организовывает документооборот офиса, обеспечивает сохранность документации.

• По поручению руководства составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• Обеспечивает рабочее место руководства и других работников офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами, создает условия, способствующие эффективной работе.

• Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организовывает учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

• Осуществляет подготовку совещаний и заседаний, проводимых руководством (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), организовывает техническое обслуживание совещаний.

• Выполняет копировально-множительные работы.

• Ведет приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех работников, которым они предназначаются. Осуществляет фиксирование полученной по телефону для руководства информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

• Производит оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др.

• Осуществляет организацию встречи посетителей и гостей Общества.

• Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, осуществляет бронирование отелей.

• Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

• Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

• Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства Общества.

• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

• Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

• Выполняет отдельные поручения руководства и ответственных работников, связанные с деятельностью Общества.

Требования:

• высшее образование,
• грамотная устная и письменная речь,
• опыт работы в 1С-документообороте,
• опыт работы от 2 лет в аналогичной должности.

• официальное трудоустройство согласно ТК РФ, временно на период декретного отпуска работника;
• пятидневная рабочая неделя (09:00-18:00; перерыв 13:00-14:00);
• комфортабельный офис;