Помощник/ассистент руководителя

Добрый день!

Меня зовут Василий Киреев, мне 41 год, я предприниматель, занимаюсь созданием готового субарендного бизнеса!
Сейчас я нахожусь в поисках ассистента для выполнения личных и рабочих задач!

Характеристики деятельности бизнес-ассистента:

Цель: высвободить мое время, взять на себя мелкие задачи

Метрики эффективности: реализация ключевых стратегических задач в установленные сроки

Задачи:

• сделать совещания более эффективными
• забрать у меня микро-процессы по поиску информации и исполнителей
• проверять готовность участников встречи
• видеть проблемы в бизнес-процессах
• предлагать улучшения, например в виде регламентов или автоматизации

Результаты:

• я эффективнее достигаю бизнес-целей
• я не нервничаю из-за неэффективных совещаний
• мне быстро предоставляется требуемая информация в качественном наглядном формате
• бизнес-ассистент быстро находит исполнителей и подрядчиков
• одинаковые ошибки не повторяются у разных сотрудников, так как бизнес-процессы исправляются и упаковываются в регламенты
• я не трачу личное время на создание красивых презентаций
• сотрудники эффективнее реализуют задачи, так как имеют качественный внешний контроль и своевременную помощь

Функциональные обязанности ассистента:

• введение моего расписания и календаря, согласование и организация встреч (онлайн и офлайн)
• контроль подготовки сотрудников к совещаниям, организация совещаний
• сопровождение и протоколирование на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках, съемках
• курирование команд и дальнейший контроль реализации задач по делегированной деятельности, отслеживание задач в течение дня, помощь в организации, напоминание
• поиск бизнес-информации и работа с ней
• поиск и подбор подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач; создание бизнес-презентаций; оптимизация бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты и внедрение автоматизированных технологий
• бронирование отелей, билетов, такси
• оплата счетов (личных и рабочих)
• поддержание моего ресурсного состояния (чек-ап, подбор оздоровительных процедур, организация спорта и т. д., психолог)
• покупка и подбор необходимых товаров в интернете или в магазине
• выполнение личных поручений (связанных с семьей, домом, машиной)
• составление документов (договоры с клиентами компании, договоры аренды/субаренды, договоры с сотрудниками)
• коммуникации с бухгалтером и юристом

Профессиональная квалификация бизнес-ассистента:

• Экспертность по специфике профессии: навык быстро, ясно и наглядно доносить информацию
• навык организации совещаний (подготовка, про-ведение, протоколирование, резюмирование)
• навык работы с таблицами в Excel, составления презентации в Power Point, схем в Miro, составления списка дел в Google Calendar, работа с Google Docs, Telegram, WhatsApp
• навык находить информацию в разных источниках, в том числе на английском языке
• умение видеть узкие места в бизнес-процессах и предлагать решения по их исправлению так, чтобы было понятно всем
• навык проведения переговоров с кем угодно и о чем угодно
• навык составлять тексты вакансий и подбирать людей под проекты через агрегаторы типа HeadHunter или телеграм каналы
• навык планирования и бюджетирования расходов и доходов

Личные характеристики бизнес-ассистента:

• волевые навыки — целевое мышление и стрессоустойчивость
• социальные навыки - ясная и убедительная коммуникация, влияние
• навыки принятия решений — сбор информации, проблематизация, системное мышление
• стиль работы — внимание к деталям, структурированность, гибкость

Условия работы:

• cмешанный формат работы, в основном удаленный формат, несколько очных дней в течение недели, быть мобильным и доступным в течение недели, находиться в Москве