Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности:

• Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них руководству.
• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
• Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
• Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
• Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
• Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
• Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
• Производить регистрацию и вести учет договоров, приказов, распоряжений, инструкций, писем.
• Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
• Оформлять командировочные документы.
• Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.
• Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
• Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание и протоколирование.
• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
• Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
• Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
• Соблюдать конфиденциальность информации.
• Выполнять распоряжения руководства в рамках деятельности компании.
• Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
• Обеспечивать сохранность документов.
• Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
• Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

Требования:

Умения:

• составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;
• вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;
• выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;
• вести деловые переговоры;
• пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;
• работать на компьютере, как опытный пользователь.

Знания:

• организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
• государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
• инструкцию по делопроизводству;
• систему первичного кадрового учета;
• правила пользования вычислительной и организационной техникой;
• правила делового общения, деловой этикет;
• служебную субординацию;
• правила ведения телефонных переговоров.

Условия:

• Оформление официальное.
• Социальное обеспечение.
• Работа в развивающейся компании - наша компания более 12 лет на рынке изысканий, проектирования и строительства, участвующая в крупных федеральных проектах.