Офис-менеджер

Обязанности:

Административная часть:

• принятие и распределение телефонных звонков, горячая линия;
• ведение общей электронной почты компании;
• ведение рабочего дня штатного водителя;
• ведение и контроль контрагентов по работе с курьерскими отправками, (корреспонденция, прием/отправка);
• ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции;
• документооборот отделов, контроль передача документов на подпись руководству;
• оформление командировок;
• взаимодействие со смежными службами, отделами;
• работа с разовыми и постоянными пропусками; ведение списков сотрудников;
• работа с претензиями;
• выполнение поручений руководителей среднего и высшего звена;
• организация собраний;
• соблюдение конфиденциальности;
• Соблюдение процедуры согласований новых контрагентов, заключение договоров;

Хозяйственная часть:

• подготовка/завершение рабочего дня VIP-зон;
• организация обеда руководства, чай/кофе/угощения руководителям среднего и высшего звена;
• прием гостей (заказ пропуска, встреча, чай/кофе/угощения);
• работа с посудомоечной и кофейными машинами;
• уход за офисными растениями;
• участие в корпоративных мероприятиях;
• заказ канцелярии и других товаров для нужд офиса;
• контроль за комплектацией кухонь;
• ответственность за все офисные помещения (прием, сдача ключей и т.д.)

Требования:

• образование не ниже среднего специального;
• уверенный/продвинутый пользователь ПК и орг. техники (МФУ, многоканальные телефоны);
• умение работать в режиме многозадачности;
• творческое мышление и организаторские способности/навыки;
• ответственность, хозяйственность, тактичность, пунктуальность, отзывчивость, инициативность;
• умение ориентироваться в документах разных уровней;
• приветствуются кандидаты с опытом работы в сфере обслуживания, администраторы, секретари, и т.д.

Условия:

• работа в паре со вторым офис-менеджером;
• комфортабельный офис;
• рабочее место на ресепшен;
• график работы с 9-00 до 18-00;
• оформление по ТК с первого дня работы;
• дружный коллектив;
• кофе/чай за счет компании;
• ДМС после 1 года работы в компании;
• возможность покупать продукцию компании со скидкой.