Администратор офиса

Офис-менеджер / Администратор офиса (строительная компания)

Формат: офис + выезды/по поручениям. График: стандартный рабочий день (9:00–18:00/08:30–17:30) с перерывами.

Ключевые обязанности:

1. Координация и коммуникация (внутренняя/внешняя)
— Ведение рабочих чатов (WA, Bitrix), созвоны с менеджерами, ПТО, бригадами, курьерами, подрядчиками.
— Организация и участие в совещаниях ПТО/менеджеров, составление протоколов и рассылка.

2. Документооборот и админ-поддержка
— Подготовка, печать, подписание, сканирование, отправка договоров/счетов/приказов.
— Сортировка/архивация папок, внесение документов в реестры, подготовка пропусков.

3. Финансы и отчётность по расходам
— Внесение расходов, составление подач (заявок) на траты, формирование сводок для бухгалтера, контроль оплат и счетов.

4. CRM / Битрикс24
— ведение объектов и задач
— Подвешивание новых объектов, распределение объектов по менеджерам, настройка рассылок, актуализация статусов.

Опыт и образование:

- Образование: среднее специальное / высшее (предпочтительно менеджмент, экономика, административное направление).

- Опыт работы в офис-администрировании 1–3 года; приветствуется опыт в строительной или смежной сфере (полевые менеджеры, прорабы).

- Опыт работы с Bitrix24 обязателен; опыт с Avito/HeadHunter и мессенджерами обязателен.

Навыки (hard):

- Практический опыт работы с Bitrix24: добавление и актуализация объектов, распределение объектов по менеджерам, работа с задачами и уведомлениями.

- Excel / Google Sheets: сводные таблицы, формулы суммирования/фильтрации, таблицы трат, реестры, простые сводные отчёты.

- Документооборот: подготовка, печать, подписание, сканирование и систематизация договоров/счетов/приказов; формирование пакетов документов для бухгалтера.

- Финансовая грамотность (базовая): сбор и проверка чеков/счетов, формирование подач на расходы, взаимодействие с бухгалтерией.

- Рекрутинг и работа с откликами: размещение вакансий, первичный отбор кандидатов, организация собеседований.

- Навыки общения с полевыми сотрудниками (прорабы, менеджеры) и подрядчиками; умение донести задачу в понятном виде.

- Навыки работы с офисными сервисами (электронная почта, мессенджеры) и базовые цифровые навыки (PDF, сканирование, сохранение в облаке).

Личностные качества (soft):

- Высокая ответственность и аккуратность (особенно с документами и деньгами).

- Коммуникабельность и умение договариваться с полем (прорабы, бригады).

- Многозадачность и стрессоустойчивость.

- Инициативность: предложение упрощений, фиксация нерешённых вопросов.

- Дискретность и уважение к конфиденциальной информации.

Обязательные инструменты / ПО:

- Bitrix24, WhatsApp, Email (Yandex/почта компании)

- Excel / Google Sheets

- Avito / кадровые порталы

- MS Word, PDF-редакторы, программы для сканирования и отправки сканов

- Навыки работы с курьерскими службами и онлайн-банками (основы)

Ждем твое резюме!