Бизнес-ассистент собственника / генерального директора

Наша компания реализует масштабный федеральный проект – мы создаем экосистему, которая соединяет предпринимателей и ассистентов: бизнес получает надежную операционную поддержку и экономию времени, а люди – востребованную профессию и стабильный доход.

Мы взаимодействуем с предпринимателями, собственниками и управленцами различных бизнесов разного масштаба – от быстрорастущих проектов до устойчивых компаний.

Для обеспечения высокой эффективности работы собственников ищем профессиональных и энергичных бизнес-ассистентов, которые держат темп, наводят порядок и доводят договоренности до результата. Это ключевая роль, которая требует безупречной организации, проактивности и умения работать в динамичной среде.
Вас ждет работа с основателем, живые разноплановые задачи, а также возможность расти в своей должности.

Что предстоит делать

• Административная поддержка руководителя (личный тайминг, управление календарем и задачами, своевременное информирование руководителя о встречах и важных задачах).
• Организация звонков и встреч (бронь переговорных, приглашение участников, подготовка повестки, ведение протоколов).
• Ведение деловой коммуникации и переговоров по согласованию, а также представительство руководителя на отдельных встречах (по доверенности).
• Ведение делопроизводства (обработка входящей/исходящей корреспонденции, подготовка распоряжений и т.д.).
• Договорная работа (актуализация контрагентов, согласование и размещение договоров, находящихся в зоне ответственности ассистента и т.д.).
• Коммуникация с подрядчиками, СМИ, конференц-площадками, издательствами.
• Контроль выполнения поручений другими сотрудниками (коммуникация с лицами, вовлеченными в процессы выполнения, контроль сроков и качества выполнения).
• Ведение и актуализация базы контактов и задач в CRM.
• Оперативный поиск, структурирование и аналитика информации по поручению руководителя.
• Подготовка, проверка и оформление деловой документации, презентаций, отчетов и писем.
• Travel-поддержка: подбор и бронирование билетов/отелей, виз, трансферов, подготовка необходимой документации и контроль изменений.
• Контроль сопутствующих трат на встречах или в поездках (сбор чеков, фиксация в итоговой отчетности).
• Координация курьеров/поставщиков.
• Поддержка HR-процессов при необходимости (запуск заявок на подбор, открытие вакансий, изменение окладов, согласование работы в выходные).
• Соблюдение конфиденциальности и работа по NDA.

Что для нас важно

• Высшее образование.
• Опыт ассистентом/помощником руководителя от 2-х лет.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенная работа с MS Office (PowerPoint, Excel, Word), Google Workspace, Trello, CRM, мессенджерами.
• Пунктуальность, самоорганизация и высокий уровень эмоционального интеллекта.
• Предложение вариантов решения и плана, если не ясна стартовая точка в задаче.
• Вежливость и устойчивость в сложных ситуациях, а также конфиденциальность.
• Внимание к деталям.

Что будет плюсом

• Опыт в рекрутменте/подборе персонала.
• Базовый проектный менеджмент.
• Навыки работы с AI-инструментами.
• Английский от B1 (переписка/созвоны, базовый перевод).

Что мы предлагаем

• Формат: гибрид Москва/удаленно, полная занятость.
• Оформление: ТК РФ или по договоренности (ИП/самозанятый).
• Стабильная официальная заработная плата в размере 80-150 тыс руб. на руки, бонусы по KPI по согласованию.
• Испытательный срок: 1-2 месяца.
• Прямое взаимодействие с первым лицом компании и возможность влиять на ключевые процессы.
• Обучение на старте.

Подойдем друг другу, если

• Вы заинтересованы быть правой рукой собственника.
• Не теряетесь при смене планов и сразу фиксируете новую договоренность.
• Берете на себя следующий шаг, а не только переадресуете дальше.
• Держите слово и уважаете людей и их время.
• Видите «дальше» своей должности и готовы к планомерному росту.

Если вы видите себя в роли правой руки лидера и готовы стать надежной опорой в управлении бизнесом, откликайтесь!

В сопроводительном письме укажите код-слово «Орбита» – так мы поймем, что вы внимательный кандидат и действительно горите желанием попасть на собеседование.