Менеджер (делопроизводство/документооборот)

Привет! Мы рады сообщить, что факультет географии и геоинформационных технологий — один из самых молодых и динамично развивающихся факультетов НИУ ВШЭ, открытый в 2019 году. У нас реализуются увлекательные образовательные программы бакалавриата и магистратуры. Кроме того, у нас есть Центр геоданных, Международная лаборатория ландшафтной экологии, Лаборатория современной школьной географии и краеведения, Центр цифровых технологий для природно-климатических проектов и др.

Сейчас мы в поисках нового члена команды на должность менеджера факультета по организации ведения делопроизводства и документооборота! Если Вы готовы погрузиться в администрирование процессов с учетом образовательной и научной специфики деятельности факультета, взаимодействовать со структурными подразделениями факультета и университета в целом, а также внешними контрагентами, то Вы именно тот человек, которого мы ищем!

Обязанности:

• Организация и ведение документооборота факультета, контроль ведения документооборота в подразделениях факультета, оформление приказов/служебных записок/договоров о сотрудничестве, регистрация документов факультета (приказы, входящая/исходящая корреспонденция и др.), в том числе в системе электронного документооборота;
• Ведение корреспонденции: ведение деловой переписки по основным направлениям деятельности факультета, оформление исходящей корреспонденции, контроль оформления и регистрация входящих/исходящих писем/справок, мониторинг и контроль исполнения входящей корреспонденции, осуществление рассылок по поручению руководства факультета;
• Методическое сопровождение делопроизводства, номенклатура дел факультета и структурных единиц, формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение хранения и оформление дел для передачи в архив;
• Административно-кадровое сопровождение административных работников факультета (инициирование трудоустройства, график отпусков, перенос отпуска, оформление командировок, сопровождение по вопросам сдачи авансовых отчетов по командировкам, табель учета рабочего времени и др. кадровые процессы);
• Информационная поддержка деятельности руководителя факультета, ведение рабочего календаря, планирование встреч руководителя; сбор и подготовка информации, презентаций, материалов к совещаниям, встречам, собраниям руководителя;
• Организационно-техническая поддержка встреч, совещаний, собраний по поручению декана; оформление протоколов совещаний, заседаний комиссий и др.;
• Взаимодействие с подразделениями университета (Управление делами, Дирекция по правовым вопросам и др.) в рамках выполняемых задач.

• Опыт работы на аналогичной позиции от 1-го года (желательно опыт работы в НИУ ВШЭ и знание внутренних систем НИУ ВШЭ);
• Высшее образование;
• Навыки деловой переписки, администрирования процессов;
• Уверенное владение MS Office, Outlook;
• Опыт работы в системе электронного документооборота (желательно 1С);
• Умение пользоваться офисной/мультимедиа техникой;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокий уровень самостоятельности;
• Ответственность, внимательность, инициативность, умение работать с большим объемом информации, гибкость и адаптивность, умение доводить задачи до конца.

• Высокая степень самоорганизации;
• Внимательность к деталям, пунктуальность;
• Коммуникабельность, доброжелательность, тактичность в общении;
• Умение работать самостоятельно и в команде.

• Работа в крупной стабильной организации, получение уникального опыта;
• Офис в современном кампусе НИУ ВШЭ (Покровский бульвар, д.11);
• Оформление по ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 10-00 до 18-00;
• Обширные возможности профессионального развития, программы повышения квалификации, посещение образовательных мероприятий и лекций, возможность изучать иностранные языки;
• Спортивные и тренажерные залы на территории университета;
• Софинансирование ДМС после 1 года работы.