Бизнес-ассистент / Офис-менеджер / Помощник руководителя

Меня зовут Артур Атанов, я основатель сервиса «Часовые» – hr-tech стартапа, платформы временных сотрудников для ритейла. Мы финалисты акселератора ФРИИ, имеем статус социального предприятия и уже более 7 лет работаем на динамичном рынке gig-занятости по всей России. Наша цель – помогать розничным сетям с внештатным персоналом и предоставлять подработку тысячам исполнителей.

Ищу правую руку — проактивного помощника, который станет ключевым звеном в управлении компанией. Это позиция на стыке стратегии и операционки: вы будете участвовать в тестировании гипотез и запуске проектов, одновременно обеспечивая безупречную работу офисных процессов.

Для кого эта вакансия?
Она для тех, кто хочет развиваться в бизнесе, прокачивать навыки в разных сферах и ищет перспективы роста. Это не рутина, а работа с нетипичными, разноплановыми задачами и мини-проектами, где нужно быстро разбираться.

Ключевые задачи и функционал:

1. Бизнес-поддержка и проекты:

• Тестирование новых гипотез: создание простых чат-ботов в Telegram, проведение опросов, сбор данных.

• Подготовка и актуализация баз данных (исполнителей, клиентов, магазинов).

• Составление инструкций и скринкастов для сотрудников по новым сервисам и процессам.

• Анализ и простые расчеты в Google Таблицах/MS Excel (учет расходов, формирование отчетов).

2. Операционное управление и документооборот:

• Контроль задач сотрудников и соблюдение регламентов в CRM, почте, телефонии.

• Подготовка и оформление документов: договоры, анкеты, закрывающие документы для клиентов (через ЭДО, почту).

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

• Подготовка заявок на платежи и взаимодействие с бухгалтерией.

3. Коммуникации и HR:

• Общение с контрагентами, заказчиками и подрядчиками по телефону: запрос статусов, сбор информации.

• Первичный отбор кандидатов, помощь в оформлении и увольнении сотрудников по готовым шаблонам.

• Организационная поддержка: помощь в планировании командировок, организации корпоративов.

4. Обеспечение рабочих процессов:

• Выполнение разовых поручений руководителя (разбор почты, авторизация на сервисах, встречи курьеров).

• Жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, вкусняшек и т.д.

С чем придется столкнуться в работе:

• Динамичная среда: Работа в стартапе означает постоянные изменения, поток задач и иногда хаос. Вам нужно будет уметь быстро переключаться между разными сферами.

• Самостоятельность и проактивность: Вам не будут выдавать пошаговые инструкции к каждой задаче. Придется самому искать решения, используя Гугл, YouTube, ChatGPT, и предлагать лучшие варианты.

• Широкий спектр ответственности: От стратегических мини-проектов до решения бытовых офисных вопросов. Вы будете тем, кто связывает все процессы в компании.

• Работа с людьми и данными: В один день вы будете общаться с клиентами и сотрудниками, в другой — анализировать данные в таблицах и настраивать CRM.

Мы ищем человека, который:

• Проактивен: Не ждет указаний, задает уточняющие вопросы и предлагает решения.

• Самостоятелен: Работает на результат без постоянного внешнего контроля, умеет организовывать свое время.

• Устойчив: Не теряется в потоке задач, умеет расставлять приоритеты и сохраняет эмоциональную стабильность при нагрузке.

• Готов к новому: Легко осваивает новые программы и сервисы.

• Нацелен на результат, а не на просиживание рабочего времени.

• Обладает грамотной речью и умением четко излагать мысли.

• Имеет релевантный успешный опыт работы.

Формат: работа в уютном светлом офисе с комфортным рабочим местом с видом на Волгу.

График: 5/2 с 10:00 до 19:00, выходные сб-вс.

Общий доход: 50 000 рублей. Оклад 35 000, KPI 15 000.

Оформление: самозанятость (ГПХ).

Оплачиваемый отпуск: 28 дней.

Корпоративы и подарки на день рождения.

Если тебе интересна эта вакансия - откликайся и мы пообщаемся в ближайшее время!

Также можно найти эту вакансию по словам: ассистент руководителя, персональный ассистент, координатор, помощник руководителя, бизнес-помощник, личный ассистент.