Секретарь руководителя

Должностные обязанности:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2. Принимает:

- поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

6. Организовывает:

- проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;

- прием посетителей.

7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль над исполнением работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на копировальном аппарате.

Требования:

Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Условия:

- Стабильная государственная организация;

- Официальная заработная плата, оформление по трудовому договору;

- График работы день через день с плавающими субботами. Воскресенье выходной день. Рабочий день с 08:00 до 20:00;

- Отпуск 31 календарный день, оплата больничного;

- Ненормированный рабочий день;

- Премии по результатам работы за месяц, квартал, год;

- Охраняемая автостоянка;

- Испытательный срок - 3 месяца;

- Непосредственное подчинение Постоянному представителю Республики Коми;

- Шаговая доступность от м. Щукинская (15 мин.), м. Сокол (на транспорте 15 мин.).