Офис-менеджер

Обязанности:

Работа с поставщиками:

• Контроль работы клининговой службы, обход офиса еженедельно (места общего пользования) и ежемесячно (проверка рабочих мест по политике чистого стола), в том числе визуальная проверка каждый день);
• Контроль своевременного получения закрывающих документов от поставщиков, контроль перехода на ЭДО (запрос документов по просьбе бухгалтерии, корректировка, обмен);
• Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов, заключение договоров, расторжение договоров (изменение реквизитов, расторжение/заключение, заказы, претензии и возвраты);
• Контроль наличия актуальных договоров (ведение бумажного архива, электронного архива в папке Administrative service, ведение CRM);
• Работа с документами на печатных и электронных носителях, управление хранением документов в общей папке Секретариата (копирование, сканирование, архивирование, внос в CRM, создание документа с нуля, учет);
• Контроль закупки и расходования канцтоваров, хозяйственных товаров, бумаги;
• 3акупка корпоративных подарков и сувенирной продукции;
• Заказ воды, сверка кулеров, контроль состояния оборудования (Еженедельный заказ воды, контроль запасов воды, контроль функционирования кулеров и пурифайеров, санобработка);
• Заказ визиток, штампов, печатей; ведение журнала регистрации печатей (контроль исполнения задачи секретарями, ведение единого реестра штампов и печатей холдинга).

Офисное пространство:

• Контроль работы секретарей, распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работы;
• Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами;
• Помощь сотрудникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов (понимание структуры холдинга, где/ кто/ что делает, за что отвечает/ как решить);
• Контроль работы с курьерскими службами и архивами холдинга (поддержка работы архивариуса/ оператора почтовой комнаты).

• Высшее образование;
• Аналогичный опыт работы;
• Продвинутый пользователь Microsoft Office (Excel: знание формул ВПР и сводных таблиц), Power Point;
• Умение вести деловое общение и переписку;
• Знание основ документооборота и договорного права;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Ответственность, пунктуальность, инициативность.

• Конкурентный уровень заработной платы;
• Оформление по ТК РФ;
• ДМС + стоматология;
• График работы: 5/2 с 9.00 до 18.00;
• Место работы: комфортный офис в пешей доступности от м. Бауманская/м.Электрозаводская.