Координатор Департамента цифровых продуктов

Опыт работы с инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) и 1C:Документооборот (аналоги) – обязателен.

Вам предстоит:

• Организация работы управленческого состава Департамента цифровых продуктов (CPO, Head of Product, PMO Head):

  Ведение календаря CPO (Директор департамента): планирование встреч, предотвращение конфликтов по времени.

  Организация очных и online встреч от лица управленческого состава: формирование цели и повестки встречи, рассылка приглашений указанных участников, добавление ссылок на Zoom, сбор и рассылка дополнительных материалов для ознакомления перед встречей, настройка, проверка техники (для очных встреч).

  Контроль встреч, организованных внешними инициаторами: контроль наличия и своевременного согласования повесток встреч от внешних инициаторов, контроль заблаговременного получения дополнительных материалов, контроль готовности техники (для очных встреч).

  Подготовка и предоставление необходимых материалов перед встречей: справок, аналитических файлов, презентаций, отчетов.

  Организация командировок, отпусков, больничных: заведение и согласование служебных записок в 1С:Документооборот, подготовка дополнительных материалов, бронирование транспорта, гостиниц, оформление необходимых документов.

  Заведение и контроль исполнения заявок в Service Desk (Jira).

  Сбор и согласование служебных записок.

  Протоколирование встреч с участием CPO: фиксирование ключевых решений, договоренностей, задач, сроков и ответственных.

  Контроль исполнения поручений и задач на основе протоколов.

  Своевременная актуализация информации по задачам.

  Подготовка дополнительных материалов, справок.

  Актуализация таблиц с KPI.

  Сбор и актуализация презентационных материалов для встреч с участием топ-менеджеров компании.

  Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

  Обеспечение необходимых расходных материалов для работы CPO.

• Документооборот и финансовая поддержка:

  Ведение и актуализация таблицы бюджета Департамента.

  Подготовка, согласование документов и служебных записок по увеличению бюджета, увеличению ФОТ команды Департамента.

  Подготовка, согласование документов с контрагентами.

  Обеспечение проведения оплат контрагентам.

  Ведение реестра контрагентов по продуктам и проектам с указанием информации о бюджете (план, факт, сроки оплаты и т.д.)

  Подготовка к согласованию и предоставление CPO полного пакета документов для подписания.

  Инициирование отдельных заявок на оплату в 1С.БитФинанс.

• Организация работы команды Департамента цифровых продуктов:

  Формирование графика отпусков и дней рождения:

  Описание и актуализация информации о составе команды: дата выхода/увольнения, должность, функционал, контактная информация, формат работы и т.д.

  Оперативная помощь подразделениям Департамента при необходимости.

• Координация взаимодействия:

  Координация коммуникаций между руководителями управлений и директором департамента.

  Сбор и структурирование информации для стратегических и проектных встреч.

  Обеспечение прозрачности информации для участников проектов и руководства.

• Навыки организации и координации:

  Опыт работы координатором, помощником руководителя или в смежных административных ролях от 2 лет.

  Умение организовать календарь руководителя: предотвращение дублирования встреч; выявление и устранение проблемных ситуаций (встречи без повестки, пересекающиеся слоты, встречи, назначенные разными участниками без согласования); формализация итогов встреч (фиксирование задач, ответственных, сроков).

• Работа с документами и финансами:

  Уверенное владение системами 1С (Документооборот, БитФинанс).

  Навык подготовки заявок на оплату, согласования и контроля документов.

  Опыт ведения реестров и отчетов в разрезе проектов и финансовых операций.

• Владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) (обязательно).

  Опыт создания и ведения аналитических файлов, отчетов, сводных таблиц, построения графиков, условного форматирования.

  Умение разрабатывать шаблоны бюджетов.

  Умение работать с презентациями (pptx, pdf).

• Деловые и коммуникационные навыки:

  Умение вести протоколы совещаний с фиксацией задач и сроков.

  Навыки подготовки материалов (презентации, справки, отчеты).

  Владение деловой перепиской и навыками коммуникации в условиях многозадачности.

• Дополнительные инструменты:

  1C:Документооборот, 1С:Бит.Финанс – обязательно

  Atlassian (Jira, Confluence), Битрикс, Miro – будет преимуществом.

В Dogma Вас ждут:

• Работа в крупном строительном холдинге федерального уровня;
• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня (стабильная белая заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, оплата больничных листов, ежегодные отпуска);
• Гибкость в выборе формата работы (full time, гибридный формат работы);
• График работы 5/2 с 09.00 до 18.00;
• Корпоративная программа лояльности для сотрудников Best Benefits – скидки от партнёров;
• Скидки для сотрудников на приобретение недвижимости компании от 4% до 7%;
• Всё для эффективной и качественной работы: профессиональная техника, мобильный телефон и корпоративная сотовая связь;
• Возможность обучения и развития в рамках корпоративного университета компании (тренинги, мастер-классы, онлайн-обучение);
• Корпоративные подарки детям сотрудников к Новому году и объединяющие корпоративные мероприятия;
• Корпоративные тренировки по волейболу и футболу;
• Безграничные возможности кросс-функционального взаимодействия и участия в крупных проектах для расширения профессиональной экспертизы;
• Отличная команда профессионалов с комфортной и дружелюбной рабочей атмосферой;
• Место работы: г. Москва, ул.Садовая-Кудринская, д.1 - гибрид.