Офис-менеджер / Административный менеджер (facility, АХО)

Мы ищем универсального специалиста уровня senior в административно-хозяйственной сфере — человека, который возьмёт на себя офис, аренду, инженерные системы, закупки и поддержку команды, чтобы каждый сотрудник мог сосредоточиться на своей работе. Ценим самостоятельность, умение держать всё под контролем и неформальный, но результативный стиль коммуникации.

Movavi — международная IT-компания, разрабатывающая программы для редактирования фото и видео, используемые в 190+ странах.

Локация: офис на Фрунзе 86, Новосибирск. Формат работы — полный режим в офисе.

Чем предстоит заниматься:

• Организовывать и поддерживать офисное пространство: планировка рабочих мест, расстановка мебели, оформление зон отдыха, создание комфортной и продуктивной среды.

• Контролировать инженерные системы и электроснабжение: работа с кондиционированием, вентиляцией, отоплением, освещением и серверной; профилактика, планирование сезонных работ, организация мелкого ремонта электрики.

• Контролировать клининг и хозяйственные услуги: качество уборки, взаимодействие с подрядчиками, оформление актов и счетов.

• Взаимодействовать с УК и подрядчиками: подача заявок, организация доступа, согласование дат и контроль сроков выполнения.

• Искать и закупать мебель, расходные материалы, договариваться с поставщиками и оформлять документы.

• Составлять технические задания и сметы на мелкие ремонтные и строительные работы.

• Координировать визиты гостей и сотрудников: управление пропусками, встреча гостей, сопровождение и навигация по офису.

• Планировать бюджет и анализировать расходы: вести статьи затрат, мониторить фактические траты, готовить отчётность.

• Оперативно решать вопросы офиса и минимизировать простой при нештатных ситуациях.

• Сопровождать договоры аренды: индексации, акты приёма-передачи, работа с арендаторами и документацией.

• Организовывать внутренние мероприятия, командировки и закупку мерча.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы от 3 лет в административно-хозяйственной должности.

• Навыки взаимодействия с УК, подрядчиками, поставщиками и юристами.

• Базовые знания инженерных систем и эксплуатации офисной инфраструктуры.

• Умение планировать бюджет и контролировать расходы.

• Отличная организованность, коммуникабельность и навыки переговоров.

• Владение средствами документооборота и уверенное владение таблицами (Google Sheets/Excel).

Будет плюсом:

• Опыт сопровождения аренды и договоров аренды.

• Навыки подготовки и согласования смет, ТЗ и договоров.

• Опыт организации корпоративных мероприятий, командировок и закупки мерча.

• Знание специфики работы IT-компаний и понимание особенностей поддержки распределённых команд.

Преимущества работы в Movavi:

• Международная IT-компания с офисами в разных странах и продуктами для миллионов пользователей.

• Официальное трудоустройство и белая зарплата

• Компенсация спорта и возможность бесплатного обучения детей в школе программирования Movavi

• Заряженная и проактивная команда, которая ценит комфорт и поддерживающую рабочую среду.