Помощник руководителя / Руководитель административно хозяйственного отдела (АхО)

- Управление работой офис-менеджера, постановка задач и контроль их исполнения.

- Контроль и обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, хозяйственные товары и иные товарно-материальные ценности, необходимые для работы офиса).

- Определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса.

- Организация и ведение учета административно-хозяйственного обеспечения, порядка получения товарно-материальных ценностей сотрудниками.

- Организация ремонта, модернизации помещений или переезда, при необходимости, контроль качества выполнения работ.

- Обеспечение готовности рабочих мест к эксплуатации, контроль наличия рабочего оборудования;

- Взаимодействие с Управляющей компанией, арендодателем, контроль работы клининговой службы;

- Ведение документации необходимой для работы офиса, оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями, предоставление отчетности руководству.

- Контроль бюджета, рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей и на офисные нужды, предоставление отчетности по расходу бюджета.

- Выполнение поручений руководителя.

- Планирование рабочего графика руководителя: ведение календаря, согласование встреч, онлайн-совещаний и т.п.

- Своевременное и качественное исполнение поручений руководителя. - Сбор, систематизация и предоставление необходимых документов.

- Поддержание деловой переписки и коммуникационных стандартов.

- Встреча гостей, контроль оформления пропусков и парковок.

- Организация онлайн и очных совещаний и встреч с руководителем: создание и ведение зум-конференций, бронирование переговорных и др. мест для проведения встреч, организация кофе-брейков, обеспечение технической поддержки.

- Фиксация поставленных задач, контроль их своевременного исполнения, работа с дедлайнами.

- Подготовка и контроль повесток встреч, напоминаний и материалов для встреч.

- Координация взаимодействия подразделений и исполнителей.

- Подготовка статусов, сводных отчётов и детальных комментариев для руководителя.

- Организация участия руководителя в мероприятиях: взаимодействие с приглашающей стороной, составление писем и запросов, организация пропусков и парковки.

Организация командировок руководителя (по запросу): бронирование отелей, покупка, обмен, возврат билетов, контроль наличия всех необходимых документов: чеки, счета, акты, посадочные и пр.

- Взаимодействие с партнерами (по запросу руководителя), согласование условий сотрудничества, контроль документального оформления и предоставления своевременной отчетности.

- Коммуникация с госорганами и внешними контрагентами: составление писем и запросов, контроль отправки и получения корреспонденции.

- Другие поручения руководителя.

​​​​Требования:

Наши ожидания:

- Опыт работы на аналогичной позиции от 2-х лет желателен.

- Уверенный пользователь ПК. Владение MS Office, умение работать с почтой и календарями.

- Знание оргтехники желательно.

- Навыки делопроизводства и документооборота.

- Навыки делового общения и деловой переписки.

- Ответственность, исполнительность и оперативность.

- Хорошие организаторские способности.

- Высокая организованность, проактивность и аккуратность.

- Умение работать в многозадачной среде и расставлять приоритеты.

- Коммуникабельность, вежливость и уверенное деловое общение

- Аккуратность в ведении учета.