Заместитель начальника Административного отдела

• Обеспечивать функционирование централизованной системы регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

  Осуществлять контроль за организацией документооборота, организационно-аналитической работой в Учреждении;

  Осуществлять контроль за получением и отправкой корреспонденции Учреждения с использованием услуг почтовой связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота;

  Осуществлять контроль за приемом электронных документов, поступивших в Административный отдел, их обработкой, регистрацией, дальнейшим прохождением и доведением до исполнителя документа, согласно резолюции руководства Учреждения;

  Организовывать предварительное рассмотрение всех поступивших документов, в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем Учреждения либо его заместителями, главным бухгалтером Учреждения. По результатам рассмотрения осуществлять подготовку проектов резолюций руководителя на входящие документы;

  Обеспечивать своевременное доведение документов руководителю Учреждения, заместителям руководителя Учреждения, главному бухгалтеру Учреждения, начальникам структурных подразделений, начальникам филиалов Учреждения;

  Обеспечивать своевременное представление документов на подпись руководителю Учреждения, заместителям руководителя;.

  Осуществлять контроль за регистрацией документов (входящих, исходящих) с пометкой для служебного пользования, подготовкой проекта резолюции к документу, доведением документа до исполнителя;

  Осуществлять учет документов с контрольными сроками исполнения;

  Осуществлять контроль за сроками исполнения приказов и распоряжений руководителя Учреждения, контроль которых руководитель оставляет за собой;

  Осуществлять контроль за исполнительской дисциплиной в Учреждении;

  Осуществлять контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Учреждении в соответствии с ФЗ-59;

  Принимать участие в разработке нормативных и организационно- методических материалов по документационному обеспечению Учреждения;

  В рамках осуществления закупочной деятельности заместитель начальника

  Административного отдела обязан:

  обосновывать начальную (максимальную) цену контракта (далее – НМЦК);

  формировать и своевременно направлять в Контрактную службу план потребностей, план-торгов и их изменения;

  формировать служебные записки (далее – СЗ) на определение поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения аукциона, конкурса, конкурса с ограниченным участием иным способом для подготовки документации с целью размещения ее в Единую информационную систему (далее- ЕИС) с необходимой документацией;

  передавать начальнику Контрактной службы СЗ на определение поставщика (подрядчика, исполнителя) с согласованными документами, в целях размещения документации в ЕИС, не менее чем за 5(пять) рабочих дней, до даты размещения извещения в ЕИС;

  контролировать размещение в ЕИС закупку, своевременно вносить изменения в документацию о закупке, принимать решение об отмене закупки;

  осуществлять подготовку ответа на запрос о разъяснении документации по закупке по техническим вопросам, а также по вопросу исполнения контрактных обязательств в течении 1 рабочего дня передавать ответ в Контрактную службу;

  осуществлять контроль за надлежащим исполнением поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта в соответствии с законодательством Российской Федерации в установленном порядке;

  готовить, формировать и своевременно передавать в Контрактную службу дополнительные соглашения об изменении условий контрактов, соглашении о расторжении, документов об одностороннем отказе от исполнения обязательств по контракту;

  в целях внесения сведений об исполнении контрактов своевременно передавать в Контрактную службу необходимые документы.

Образование: высшее профессиональное образование;
 Навыки работы в делопроизводстве;
 Знание Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
 Знание Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
 Знание Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
 Знание:
• приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• приказа Росархива от 11.04.2018 г. № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
• приказа Росархива от 25.12.2020 № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• «ГОСТа Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
 навыками эффективного служебного взаимодействия с органами государственной власти;
 грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;
 уверенный пользователь ПК (Word, Excel, MS Office);
 опытный пользователь 1С Документооборот (на уровне администрирования)
 умение вести протоколирование совещаний руководящего состава;
 умение пользоваться всеми видами оргтехники (уверенный пользователь ПК, МФУ, сканер, сетевые папки, устройства для хранения информации и пр.).

• на время декретного отпуска до 09.06.2026 года