Помощник руководителя

Добрый день!

Меня зовут Кирилл, я являюсь главным инженером в компании Вектор Регионы. Наша компания занимается продажей спец. техники (дизельных электростанций), сервисным обслуживанием и продажей запасных частей. Наши клиенты - это физические лица и юридические лица. Для разгрузки себя и повышение эффективности требуется помощник с опытом работы.
Задачи будут online.

Обязанности:

• 1. Административное управление и контроль ежедневной деятельности

  • Организация и проведение ежедневных планерок:

    • Подготовка и запуск утренней (9:15) и вечерней (17:40) онлайн-встречи.

    • Контроль явки всех обязательных участников (менеджер по продажам ДГУ, менеджер по продажам сервиса, маркетолог).

    • Сбор и предварительная проверка таблиц «План-Факт» от менеджеров до начала совещания.

  • Контроль исполнительской дисциплины:

    • Ежедневная проверка корректности заполнения и выполнения планов в таблицах «План-Факт».

    • Мониторинг выполнения поручений и задач, которые были поставлены руководителем сотрудникам.

    • Доведение до сотрудников корректировок, рекомендаций и задач от лица руководителя.

  2. Контроль и анализ работы отдела продаж

  • Анализ эффективности:

    • Проверка и анализ плановых и фактических показателей менеджеров (количество звонков, выставленные КП, счета, оплаты).

    • Выборочное прослушивание записей телефонных разговоров для контроля качества обслуживания клиентов и соблюдения стандартов работы.

    • Выявление "слабых мест" в работе отдела на основе ежедневной отчетности.

  • Контроль входящих заявок:

    • Мониторинг всех источников входящих заявок (с сайта, почты, телефонии) для обеспечения их немедленной обработки менеджерами.

    • Выявление и анализ причин необработанных заявок, принятие мер по их устранению (напоминание менеджеру, информирование руководителя).

  3. Операционная поддержка и логистика

  • Управление корпоративными сервисами:

    • Систематизация, контроль счетов и своевременная оплата услуг: корпоративная телефония, интернет, Яндекс.Такси, курьерские службы и т.д. (для недопущения блокировок).

    • Поиск и выбор оптимальных по цене/качеству подрядчиков для выполнения разовых задач компании (логистика, ремонт, услуги и пр.).

  • Работа с документами:

    • Взаимодействие с бухгалтерией и контрагентами по вопросам своевременного предоставления и получения закрывающих документов (акты, счета-фактуры).

  4. Развитие и систематизация бизнес-процессов

  • Создание и ведение регламентов:

    • Разработка и актуализация рабочих инструкций для сотрудников (в первую очередь для отдела продаж).

    • Создание и обновление видео-инструкций и регламентов в базе знаний Bitrix24.

  • Работа с пропущенными звонками:

    • Контроль и анализ пропущенных звонков в компанию и по сотрудникам.

    • Взаимодействие с руководителем и маркетологом для выявления причин и их устранения.

  5. Работа с персоналом (первичный отбор)

  • Составление и размещение вакансий на рекрутинговых площадках.

  • Проведение первичных собеседований с кандидатами на позиции "менеджер по продажам", "секретарь" и другие линейные должности.

  • Формирование отчета и представление лучших кандидатов руководителю для принятия финального решения.

  6. Аналитика и отчетность для руководителя

  • Ежедневная краткая сводка для руководителя по итогам планерок: ключевые показатели, проблемы, статус задач.

  • Еженедельный/ежемесячный анализ работы отдела продаж, обработки заявок и эффективности корпоративных сервисов.

  • Подготовка отчетов и рекомендаций по оптимизации процессов.

Требования:

• Опыт работы помощником руководителя или в support службе по решению личных вопросов, организации путешествий, поиска информации / товаров / услуг.

• Внимательность, ответственность, сообразительность.

• Продвинутый пользователь ПК (составление таблиц, знание формул, интерес работы с ИИ)

• Готовность быть всегда на связи с руководством, в том числе за рамками стандартного рабочего времени.

Условия:

• Удаленный формат работы с гибким графиком, на связи с 9 утра до 18 часов вечера;

• Заработная плата: оклад 50000 рублей + премии по результатам работы;

• Перспектива карьерного роста и зарплаты.
  Если вы дочитали данный текст, напишите в сообщении "Я прочитал(а), мне все понятно".