Офис-менеджер

ООО ИК «Энергософт» — инжиниринговая компания. Мы проектируем и строим подстанции, работаем генподрядчиком. Компания растёт, людей в офисе становится больше, и нам нужен офис-менеджер, который возьмёт офис на себя. Нам важно, чтобы в офисе было красиво и удобно, а мелкие дела делались вовремя и без напоминаний.

Обязанности:

Офис и атмосфера:

• следить за порядком и чистотой, работать с клининговой службой;
• вовремя заказывать воду, кофе, продукты, канцелярию и хозтовары;
• держать в рабочем состоянии принтеры, сканер, кофемашину и кондиционеры, при поломке вызывать сервис;
• встречать гостей и готовить переговорную к встречам;
• к выходу нового сотрудника подготовить рабочее место, ключи и доступы;
• организовывать офисные праздники и поздравления с днём рождения.

Документы:

• регистрировать входящую почту и передавать адресатам;
• отправлять и получать корреспонденцию через Почту России, СДЭК и Яндекс Доставку;
• готовить приказы и доверенности на управление автомобилями по шаблонам;
• собирать подписи директора и следить, чтобы подписанные документы вернулись к исполнителям.

Поездки и сервисы:

• покупать билеты, бронировать гостиницы и такси, напоминать сотрудникам о командировках;
• добавлять и удалять сотрудников в корпоративном такси и сотовой связи;
• оплачивать штрафы ГИБДД.

Кроме того, текущие поручения директора.

Что для нас важно​​​​​​​:

• Вы грамотно пишете и говорите. Письмо партнёру или сообщение в рабочий чат пишете без ошибок и без канцелярита.
• Знаете основы делопроизводства и делового этикета.
• Уверенно работаете в Word, Excel и Outlook.
• Замечаете беспорядок раньше других и наводите порядок сами.
• Держите в голове много мелких задач и не забываете о них.
• Бытовые вопросы решаете сами, руководителю приносите готовый результат.
• С вами легко общаться и гостям, и коллегам.
• Опыт работы офис-менеджером или администратором от года будет плюсом.

Условия:

• Оформление по ТК РФ, белая зарплата два раза в месяц.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Уровень заработной платы обсуждается на собеседовании индивидуально, исходя из профессионального опыта и уровня компетенций;
• ДМС за счет работодателя;
• Офис в Екатеринбурге, проезд Решетникова, стр. 22А.
• Как будет устроена жизнь офиса, во многом решать вам.

В отклике, пожалуйста, ответьте на вопрос: что вы сделаете в офисе в первую неделю работы?