Заместитель руководителя по административным и личным вопросам

Ищем заместителя руководителя, который возьмет на себя комплексное управление административными, организационными, хозяйственно-бытовыми и личными процессами руководителя.

Нам нужен самостоятельный управленец, способный не просто выполнять поручения, а выстраивать систему работы, управлять задействованными ресурсами, координировать работу персонала и подрядчиков, принимать оперативные решения и обеспечивать достижение поставленных результатов.

Ключевая задача — обеспечить бесперебойную работу всех процессов, находящихся в зоне ответственности, освободив руководителя от необходимости погружаться в текущие организационные и операционные вопросы.

Чем предстоит заниматься

1. Управление административными и хозяйственно-бытовыми процессами

• Организация и управление комплексом личных и хозяйственно-бытовых вопросов руководителя.

• Выстраивание эффективных процессов закупок, обслуживания, обеспечения и решения текущих задач.

• Формирование стандартов качества и контроль их соблюдения.

• Выявление проблемных зон, оптимизация процессов и предупреждение возможных сбоев.

2. Управление исполнением поручений руководителя

• Перевод стратегических и текущих задач руководителя в конкретные планы действий.

• Распределение ответственности между исполнителями, определение сроков и ожидаемых результатов.

• Организация системы контроля исполнения поручений.

• Управление приоритетами, оперативное решение возникающих проблем и обеспечение выполнения задач в установленные сроки.

• Информирование руководителя о статусе ключевых задач, рисках и результатах.

3. Управление персоналом и внешними исполнителями

• Организация работы личного и обслуживающего персонала.

• Постановка задач, распределение зон ответственности и контроль эффективности работы сотрудников.

• Формирование требований к качеству работы и контроль соблюдения установленных стандартов.

• Подбор, оценка и замена персонала при необходимости.

• Управление взаимодействием между сотрудниками, подрядчиками и другими участниками процессов.

4. Управление закупками, бюджетами и подрядчиками

• Организация системы закупок товаров и услуг.

• Поиск, оценка и выбор поставщиков, проведение переговоров и согласование условий сотрудничества.

• Контроль расходов, согласование бюджетов и поиск возможностей оптимизации затрат.

• Управление договоренностями с подрядчиками, контроль сроков, качества и финансовых условий.

• Ответственность за экономическую эффективность и качество получаемых услуг.

5. Организация поездок, мероприятий и специальных проектов

• Комплексная организация деловых и личных поездок руководителя.

• Управление процессом подготовки встреч, мероприятий, приемов и других организационных событий.

• Решение нестандартных и срочных вопросов.

• Самостоятельное ведение специальных поручений и проектов руководителя от постановки задачи до получения конечного результата.

6. Развитие и совершенствование процессов

• Анализ действующих процессов и выявление возможностей для повышения эффективности.

• Разработка и внедрение регламентов, стандартов и механизмов контроля.

• Формирование системы отчетности по направлениям ответственности.

• Предупреждение операционных рисков и обеспечение непрерывности процессов.

• Самостоятельное принятие решений в рамках предоставленных полномочий.

Что мы ожидаем

• Опыт работы заместителем руководителя, операционным менеджером, административным директором, руководителем административно-хозяйственного направления или на аналогичной управленческой позиции.

• Опыт управления сотрудниками, подрядчиками и несколькими направлениями деятельности одновременно.

• Навыки построения и оптимизации операционных процессов.

• Умение самостоятельно организовывать работу направления и нести ответственность за конечный результат.

• Опыт планирования и контроля бюджетов, закупок и расходов.

• Сильные управленческие и организационные навыки.

• Системное мышление, способность видеть взаимосвязи и оценивать последствия принимаемых решений.

• Высокая самостоятельность, инициативность и ориентация на результат.

• Умение действовать в условиях многозадачности, быстро расставлять приоритеты и принимать решения.

• Высокий уровень личной ответственности, надежность и исполнительская дисциплина.

• Тактичность, корректность и безусловное соблюдение конфиденциальности.

Какого человека мы ищем

Нам нужен не классический персональный ассистент, а полноценный управленец, который способен стать правой рукой руководителя в вопросах организации и управления повседневными процессами.

Это человек, которому можно передать целое направление работы и быть уверенным, что оно будет организовано, системно управляемо и доведено до результата без необходимости постоянного контроля со стороны руководителя.

Мы ценим самостоятельность, зрелость, управленческую инициативу и способность брать на себя ответственность.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ
• Уровень заработной платы обсуждается
• Комфортный современный офис
• Гибкие процессы и возможности профессионального и карьерного роста