Секретарь / офисный администратор

В стабильную компанию, работающую в сфере аренды коммерческой недвижимости, ищем организованного и ответственного сотрудника, который поможет поддерживать порядок в документах, контролировать сроки и обеспечивать слаженную работу офиса.

Обязанности:

Документы и деловая коммуникация

· Вести входящую и исходящую корреспонденцию, систематизировать документы.

· Готовить договоры, дополнительные соглашения и другие документы по установленным образцам.

· Подготавливать документы и материалы для руководителя, проверять комплектность и корректность оформления.

· Вести деловую переписку, организовывать телефонные переговоры.

· Отправлять и получать корреспонденцию через Почту России и транспортные компании.

Организация работы руководителя и офиса

· Организовывать совещания: готовить материалы, направлять уведомления, фиксировать договорённости и поручения.

· Контролировать сроки исполнения поручений, своевременно напоминать ответственным сотрудникам и сообщать о рисках задержек.

· Выполнять административные поручения руководителя и отслеживать их выполнение до результата.

· Контролировать работу уборщицы и обеспечивать офис необходимыми расходными материалами, водой и исправной оргтехникой.

Администрирование CRM «Мегаплан»

· Следить за тем, чтобы задачи были корректно оформлены, имели ответственных и сроки исполнения.

· Поддерживать порядок и понятную структуру задач.

· Формировать регулярные отчёты для руководителя о сроках, просрочках и состоянии задач.

· Опыт административной работы от 1 года.

· Внимательность к деталям и аккуратность в документах.

· Исполнительность: умение доводить поручения до результата, а не только начинать их выполнять.

· Организованность: способность вести несколько задач одновременно, соблюдать сроки и заранее предупреждать о возможных задержках.

· Грамотная устная и письменная речь, корректное деловое общение.

· Уверенное владение компьютером и офисной техникой.

· Навыки делового документооборота и переписки.

· Опыт работы в CRM «Мегаплан» будет преимуществом. Если вы уверенно организуете работу и внимательны к деталям, мы готовы обучить работе в системе.

· Заработная плата — 35 000 рублей на руки.

· График: 5/2, с 9:00 до 17:00.

· Комфортное рабочее место.

· Обучение за счёт компании по задачам, необходимым для работы.

· Возможность увеличения дохода в рамках должности при устойчивом качестве работы и расширении компетенций.

Испытательный срок — 1 месяц. На старте мы объясним порядок работы, познакомим с регламентами и поможем освоить необходимые инструменты. В течение месяца будем оценивать качество оформления документов, соблюдение сроков, точность ведения CRM, самостоятельность и своевременность обратной связи.

По итогам испытательного срока руководитель обсудит с сотрудником результаты, сильные стороны и задачи для дальнейшего развития. Для нас важно, чтобы требования были понятными, а обратная связь — своевременной.

Что для нас важно

Мы ценим честность, надёжность, уважительное деловое общение и ответственное отношение к договорённостям. Если вы не знаете, как выполнить задачу, — важно уточнить; если возник риск задержки, — предупредить заранее; если взяли поручение, — довести его до результата или своевременно сообщить, что мешает выполнению.

Откликнитесь, если вам близок такой подход к работе.