Ведущий административный менеджер (документооборот и АХО)

Привет! BAZA Development — это прогрессивный застройщик из Екатеринбурга. Мы занимаемся инвестициями в недвижимость, строительством объектов, продажей жилых и коммерческих помещений, созданием продуктовых решений для себя и других застройщиков. А также управлением домами через собственную управляющую компанию BAZA.

За 8 лет работы на рынке недвижимости мы зарекомендовали себя как надежный партнер и новатор, который принял участие в реализации 16 проектов в Екатеринбурге. С 2023 года активно развиваемся в качестве застройщика. Сейчас мы строим 4 жилых комплекса в Екатеринбурге, 1 объект в Москве и 3 комплекса апартаментов в Индонезии на острове Бали.

И уже сегодня наши проекты входят в федеральные ТОПы.

Сейчас ищем ведущего административного менеджера, который возьмёт на себя два важных направления: документооборот и организацию работы офиса.

Нам нужен человек, который умеет самостоятельно выстраивать процессы, держать всё под контролем и замечать, что можно улучшить, ещё до того, как об этом попросят.

Что предстоит делать:

Документооборот и работа с корреспонденцией

• Организовывать работу со всей входящей и исходящей корреспонденцией компании;

• Принимать, регистрировать, распределять и передавать документы ответственным сотрудникам;

• Контролировать сроки обработки, отправки и получения корреспонденции, отслеживать статусы доставки;

• Взаимодействовать с Почтой России, курьерскими службами и другими организациями;

• Вести реестры документов и поддерживать порядок в документообороте;

• Самостоятельно решать вопросы с задержками, ошибками и поиском корреспонденции.

Для нас важно, чтобы ты отвечал за весь процесс движения документов, а не просто передавал их дальше.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса и комфортные условия для сотрудников;

• Организовывать закупки продуктов, канцелярии, хозяйственных товаров и других необходимых материалов;

• Контролировать остатки, планировать закупки и формировать необходимые запасы;

• Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками, арендодателем и службами бизнес-центра;

• Организовывать рабочие места сотрудников, контролировать пропуска и доступы;

• Координировать хозяйственные задачи, поддерживать порядок и оперативно решать административные вопросы;

• Участвовать в организации переездов, перестановок и обустройстве рабочих пространств.

Бюджет и оптимизация процессов

• Планировать и контролировать административные расходы в рамках бюджета;

• Подбирать оптимальные предложения поставщиков и подрядчиков;

• Контролировать документы по закупкам и взаимодействовать с бухгалтерией;

• Анализировать текущие процессы, предлагать улучшения и внедрять более удобные решения.

Корпоративная жизнь

• Участвовать в организации внутренних мероприятий и праздников компании;

• Помогать с подготовкой корпоративных подарков, закупками и организационными вопросами;

• Поддерживать комфортную и дружелюбную атмосферу в офисе.

Что для нас важно:

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, специалистом АХО от 2 лет;

• Практический опыт ведения документооборота и работы с входящей и исходящей корреспонденцией;

• Опыт самостоятельного административно-хозяйственного обеспечения офиса;

• Навыки планирования закупок, работы с подрядчиками и контроля расходов;

• Уверенное владение Excel, Word, Google Таблицами и другими офисными инструментами;

• Умение расставлять приоритеты, соблюдать сроки и доводить задачи до результата;

• Внимательность к деталям, ответственность и высокая организованность.

Будет преимуществом:

• Опыт самостоятельного ведения административных процессов в компании;

• Опыт работы с бюджетом АХО и оптимизации расходов;

• Участие в организации переездов, ремонтов или открытии офисов.

Какого человека мы ищем?

Самостоятельного, внимательного и инициативного. Того, кто не ждёт постоянных поручений, а сам видит задачи и понимает, как их решить.

Нам важно, чтобы ты умел быстро реагировать на возникающие вопросы, держать в голове несколько процессов одновременно и при этом не терять качество.

Мы ценим людей, которым не всё равно, как устроена их работа, которые умеют договариваться, предлагать решения и брать ответственность за результат.

Условия:

• Заработная плата обсуждается индивидуально;

• График 5/2, с 9:30 до 18:30, с возможностью гибкого начала и окончания рабочего дня;

• Современный комфортный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»;

• Понятная зона ответственности и возможность самостоятельно влиять на организацию процессов;

• Поддержка команды и комфортная адаптация на старте;

• Возможность реализовывать собственные идеи по улучшению офисного пространства и внутренних процессов.

Чем мы отличаемся от остальных?

• Все в твоих руках. У нас нет жёсткой системы иерархии и привычных отношений «начальник-подчинённый». Мы ценим инициативу, самостоятельность и ответственность за результат;

• Работаем на результат. Используем OKR и SCRUM, чтобы двигаться к целям, а не просто выполнять задачи ради галочки;

• Не боимся амбициозных целей. В BAZA мы называем их «полётами на Луну», тестируем гипотезы и постоянно ищем новые решения;

• Нам не всё равно. Мы прислушиваемся к идеям сотрудников, поддерживаем друг друга и создаём среду, в которой хочется развиваться.

Здесь ты найдёшь:

• Сильную и дружелюбную команду;

• Возможность влиять на процессы и видеть результат своей работы;

• Пространство для инициативы и реализации собственных идей.

Если любишь порядок не только в документах, но и в процессах, умеешь самостоятельно решать вопросы и хочешь отвечать за комфортную работу офиса, будем рады познакомиться!