Делопроизводитель (с функцией личного помощника директора)

В Филиала РГИСИ в г. Калининграде (Филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования "Российский государственный институт сценических искусств" в Калининграде – "Балтийская Высшая школа музыкального и театрального искусства" (БВШМТИ)) требуется делопроизводитель (с функцией личного помощника директора).

О нас:

Филиал является одним из учреждений Музейного и театрально-образовательного комплекса на острове Октябрьском г. Калининграда, который был образован указом Президента Российской Федерации.

Богатые традиции старейшего театрального вуза России передаются студентам филиала с применением новейших цифровых технологий, что делает БВШМТИ первым в Калининградской области заведением высшего образования, в котором можно освоить современную творческую профессию.

Требования:

- Высшее профессиональное образование.

- Опыт работы в должности помощника руководителя не менее 3 лет.

- Знание делового этикета, тактичность.

- Готовность к ненормированному рабочему дню (эпизодически) и решению нестандартных задач.

- Опыт работы в системе электронного документооборота.

Обязанности:

- Работает в системе 1С:Документооборот.

- Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

- Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

- Подготавливает и сдает в архив предприятия документы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

- Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

- Оказывает методическую поддержку подразделениям филиала в вопросах документооборота, в том числе в вопросах работы в системе электронного документооборота «1С: Документооборот».

В части выполнения обязанностей помощника директора:

- Организует прием посетителей: встреча гостей, решение оперативных вопросов.

- Осуществляет полное организационное сопровождения совещаний и встреч руководителя (подготовка кабинета директора, организация чаепития/кофе-брейков, ведение протокола совещания).

- Обеспечивает передвижения директора (встречи, выезды на площадки, творческие мероприятия, органы власти и пр.).

- Решает административно-хозяйственные задачи (встречи в аэропорту гостей, доставка документов, закупка продуктов для приемов и пр.).

Условия:

- официальное оформление по ТК РФ;

- 5-ти дневная рабочая неделя с 09-00 до 18-00;

- разъездной характер работы (эпизодически).