Руководитель подразделения делопроизводства

Организация системы документооборота

• Управление полным циклом обработки документов: прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, отправка, хранение (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные документы);

• Обеспечение единых стандартов оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025, инструкцией по делопроизводству банка и требованиями регулятора;

• Организация работы канцелярии, экспедиции, курьерской службы (в части документов);

• Методологическое обеспечение и разработка нормативных документов в том числе по делопроизводству, документообороту, бизнес-процессам);

• Обеспечение единства методологии описания бизнес-процессов, внедрение процессного подхода (нотации BPMN, IDEF0, EPC или аналогичные);

• Ведение реестра внутренних нормативных документов, контроль их актуальности, своевременное внесение изменений;

• Методическая поддержка подразделений банка по вопросам документооборота и применения внутренних нормативных актов;
  
  Контроль исполнительской дисциплины

• Организация системы контроля исполнения поручений руководства, приказов, распоряжений, протоколов совещаний, обращений граждан и организаций;

• Мониторинг сроков исполнения документов, формирование отчетности по исполнительской дисциплине для руководства банка;

• Внедрение и сопровождение автоматизированных систем контроля исполнения (СЭД, BPM-платформы);

• Анализ причин нарушений сроков, разработка мер по повышению исполнительской дисциплины;

  Управление архивным делом

• Организация архивного хранения документов в соответствии с требованиями законодательства (ФЗ «Об архивном деле», Перечень типовых управленческих архивных документов);

• Формирование дел, экспертиза ценности, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности;

• Организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• Взаимодействие с государственными архивными органами при необходимости.

  Автоматизация и цифровизация документооборота

• Организация перехода на юридически значимый электронный документооборот (внутренний и внешний с контрагентами, госорганами);

• Оптимизация процессов обработки документов за счет автоматизации, роботизации (RPA) и применения систем распознавания (OCR);

• Обучение пользователей работе в СЭД, разработка инструкций и регламентов;

  Взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами

• Координация работы с юридическим департаментом, службой безопасности, ИТ-подразделением, комплаенс по вопросам документооборота и методологии;

• Организация документооборота с Банком России, налоговыми органами, судами, другими государственными органами и контрагентами;

• Участие в проектах по внедрению новых продуктов и процессов в части документационного обеспечения;

• Представление интересов банка при проверках (внутренний аудит, внешний аудит, ЦБ РФ) по вопросам делопроизводства и методологии.

  Отчетность и аналитика

• Подготовка регулярной отчетности для руководства банка: объем документооборота, сроки обработки, исполнительская дисциплина, статус автоматизации;

• Анализ эффективности процессов ДОУ, выявление узких мест, внесение предложений по оптимизации;

• Мониторинг изменений законодательства и нормативных актов в сфере делопроизводства и архивного дела, внедрение необходимых обновлений.

Требования:

• Глубокое знание законодательства РФ в области делопроизводства и архивного дела: ГОСТ Р 7.0.97-2025, ФЗ «Об архивном деле», правила работы с персональными данными (152-ФЗ), требования к юридической силе электронных документов (63-ФЗ «Об электронной подписи»);
• Знание нормативных актов Банка России в части документооборота, отчетности, внутреннего контроля;
• Навыки работы с СЭД, знание функциональных возможностей популярных платформ (Directum, DocsVision, 1С:Документооборот, ELMA, Alfresco);
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), системы электронного документооборота.

• Трудоустройство по ТК РФ, оформление с первого дня;
• График 5/2 с 9.00 до 18.00, пятница сокращенная, до 16.45;
• Достойный доход;
• ДМС со стоматологией.