Координатор по документообороту (Document Control Coordinator)

Описание вакансии
- Основная задача данной позиции — контроль документооборота в рамках крупного международного проекта.
- Работа преимущественно связана с загрузкой большого объёма комплектов документов в систему электронного документооборота заказчика (DMS).
- Также сотрудник будет заниматься поиском недостающей информации, взаимодействием с другими отделами, контролем входящей корреспонденции и своевременной загрузкой поступающих документов.
- Особенно важной задачей является поддержание актуального и точного реестра загруженных комплектов документации.

Основные обязанности
- Загрузка больших объёмов комплектов документов в систему электронного документооборота заказчика (DMS).
- Поиск недостающей информации и взаимодействие с другими отделами для получения необходимых данных.
- Контроль электронной почты и своевременная загрузка поступающих документов.
- Ведение и регулярное обновление реестра загруженных комплектов документов, обеспечение точности и актуальности информации.
- Подготовка регулярных отчётов о статусе переписки и комплектов документации.

Требования к опыту и навыкам
- Понимание процессов цепочки поставок, международной логистики и сопутствующего документооборота.
- Способность разбираться в содержании загружаемых документов для предотвращения ошибок, в том числе:
Commercial Invoices — коммерческие инвойсы;
Packing Lists — упаковочные листы;
CMR — международные транспортные накладные;
Agency and Transportation Fees — документы по агентским и транспортным расходам;
Transit Declarations — транзитные декларации;
CUTR Certificates — сертификаты соответствия требованиям технических регламентов Таможенного союза;
Technical Documentation — техническая документация.
- Исключительная внимательность к деталям и точность при работе с документами.
- Уверенное владение Excel, Google Sheets и Gmail.
- Английский язык на уровне C1 и выше (письменная деловая коммуникация).
- Опыт работы с большими объёмами корреспонденции и документации.
- Знакомство с платформами обмена файлами Nextcloud, Google Drive, а также FTP/SFTP-клиентами (FileZilla).
- Готовность работать с коллегами в разных часовых поясах и оперативно реагировать на срочные запросы вне стандартного рабочего времени.
- Ответственность, надёжность и высокий уровень самоорганизации.
- Опыт использования инструментов искусственного интеллекта (AI) для повышения производительности будет преимуществом.

Оплата труда и дополнительные преимущества
- Ежеквартальные премии по результатам работы.
- Возможность карьерного роста внутри группы компаний после успешного завершения проекта.