Менеджер по документообороту и внутренней координации

О нас

ИД «Красота» — новое московское издательство. Выпускаем детские энциклопедии, иллюстрированные сказки, классику школьной программы, нон-фикшн для детей и подростков. В плане — 170+ наименований. Сейчас мы ищем помощника операционного директора, который возьмёт на себя документооборот, организационную поддержку и коммуникацию между подразделениями в период активного запуска новой линейки.

Чем предстоит заниматься

• Работа с юридическими документами: подготовка, проверка, согласование и хранение договоров и сопутствующей документации.
• Коммуникация с юридическим отделом и бухгалтерией, контроль сроков согласований и движения документов между подразделениями.
• Ведение документооборота в системе ТЕССА (СЭД): регистрация, маршрутизация и контроль статусов документов.
• Работа в Microsoft Dynamics AX (Axapta): внесение и сверка данных, формирование сопроводительных документов.
• Организационная поддержка директора: ведение календаря и встреч, протоколирование планёрок с трекингом поручений, подготовка материалов и справок к совещаниям, коммуникация от лица директора.
• Контроль исполнения поручений директора другими сотрудниками: напоминания, сбор статусов, эскалация просрочек.
• Координация совместной работы отделов по конкретным задачам (свести редактора, дизайнера, производство к нужному сроку).
• Информационная поддержка: поиск и подготовка справочной информации по запросу директора (рынок, конкуренты, поставщики, нормативы), подготовка презентаций и сводных материалов к встречам с партнёрами и руководством, ведение архива решений и договорённостей для быстрого доступа.
• Отчётность начального уровня: ведение сводных дашбордов по статусу плана 2026 (сколько книг в работе, сколько сдано, отклонения по срокам и бюджету) — регулярная сборка цифр из ТЕССА, Axapta и календаря в понятный директору вид.

Что мы ждём от вас

• Опыт работы с документооборотом, договорной документацией или на административной позиции.
• Уверенное владение системами электронного документооборота (опыт в ТЕССА — преимущество).
• Знание Microsoft Dynamics AX (Axapta) или готовность быстро освоить систему.
• Внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами и цифрами.
• Грамотная письменная и устная речь, умение выстраивать коммуникацию между отделами.
• Уверенный пользователь ПК и MS Office (особенно Excel — для сводных отчётов).
• Готовность к командировкам.

Будет плюсом

• Базовое понимание договорного и авторского права.
• Опыт работы в издательстве, медиа или смежной сфере.

Условия

• Оформление по ТК РФ.
• График: [5/2, с 10:00 до 19:00 ].
• Офис на Кутузовском проспекте.