Офис-менеджер

Обеспечение бланками строгой отчетности и расходными материалами

• Контроль и закупка медицинских бланков: своевременный заказ регламентированных медицинских книжек, бланков для водительских (форма № 003-В/у) и оружейных (форма № 002-О/у) комиссий, справок 086/у.
• Снабжение бэк-офиса и регистратуры: бесперебойное обеспечение центра канцелярией, бумагой для принтеров, картриджами, расходными материалами для оргтехники.
• Жизнеобеспечение центра: заказ воды, чая/кофе для зоны ожидания, бытовой химии, координация работы клининговой службы.

Документооборот и архивное дело

• Регистрация корреспонденции: прием, регистрация и распределение входящих писем, запросов от работодателей, Роспотребнадзора, СФР и других ведомств.
• Отправка документов: организация курьерской доставки и почтовых отправлений (например, оригиналов заключительных актов, медицинских книжек или закрывающих документов для B2B-клиентов).
• Архивация документов: ведение архива договоров, медицинских карт (если применимо по внутреннему регламенту) и журналов учета выданных бланков.

Координация внутренних процессов и коммуникации

• Взаимодействие со смежными отделами: помощь менеджеру по сопровождению юрлиц (передача списков, подготовка пакетов документов на выдачу) и координация взаимодействия с регистратурой.
• Организационная поддержка руководства: выполнение поручений главного врача или управляющего директора.
• Административно-хозяйственные заявки: взаимодействие со службой ИТ-поддержки (при поломке ПК, сбоях в IP-телефонии или МИС) и техниками (ремонт мебели, освещения, вентиляции).

Поддержка сервиса и решение нестандартных ситуаций

• Контроль «внешнего вида» центра: мониторинг чистоты в холлах, работоспособности кулеров, наличия бахил и актуальности информационных стендов (наличие лицензий, уголков потребителя).

Требования:

• Опыт работы: от 1–2 лет в сфере административной поддержки, администратором или офис-менеджером (опыт в медицинских центрах, стоматологиях или бьюти-сфере будет весомым плюсом).
• Уверенный ПК-пользователь: отличное знание MS Office (Word, Excel), навыки работы с оргтехникой (МФУ, мини-АТС) и корпоративными мессенджерами.
• Навыки документооборота: понимание основ делопроизводства, ведения архива, подготовки первичной документации (акты, счета) и договоров.
• Опыт снабжения: навыки работы с поставщиками (поиск лучших условий, контроль доставки, проверка закрывающих документов).

• Высокий уровень эмпатии и доброжелательности: офис-менеджер задает общую атмосферу в коллективе клиники и часто пересекается с пациентами в административной зоне.
• Многозадачность и стрессоустойчивость: умение одновременно оформлять пропуска, заказывать воду, принимать курьера и отвечать на звонок руководителя.
• Грамотная устная и письменная речь: ведение деловой переписки с партнерами, арендодателями и проверяющими органами.
• Презентабельный внешний вид: соблюдение дресс-кода, так как офис-менеджер представляет лицо компании.

— работу в медицинском центре РЦПМ, г. Сочи, ул. Пластунская, 82А;
— график работы 5/2, с 8:00 до 17:00;
— официальное оформление по ТК РФ;
— понятные задачи и работу в стабильном медицинском процессе.

Если Вам подходит данная вакансия, будем рады рассмотреть Ваш отклик.