Бизнес-ассистент собственника

ГК «АГНЕМЕД» работает в сфере здравоохранения: поставляет медицинское оборудование, расходные материалы и лекарственные препараты, оказывает медицинские услуги, развивает проекты корпоративной диспансеризации и новые направления бизнеса.

Цель должности: Освободить время собственника за счёт организации исполнения поручений, координации сотрудников и своевременной подготовки информации для принятия решений. Нужен самостоятельный сотрудник с управленческим мышлением, способный лично доводить работу до результата.

Поручения и Битрикс24

• Фиксировать поручения из встреч, звонков, переписки и голосовых сообщений.
• Уточнять ожидаемый результат, ответственного, срок, промежуточные этапы и порядок приёмки.
• Ставить и структурировать задачи в Битрикс24, связывать их с проектами и документами.
• Поддерживать актуальные статусы, исключать дубли и потерю поручений.
• Контролировать исполнение до получения и приёмки результата.

Операционная координация

• Координировать исполнение решений собственника руководителями и сотрудниками в пределах предоставленных полномочий.
• Выявлять препятствия, получать от ответственных предложения и организовывать следующие шаги.
• Заранее сообщать о рисках срыва сроков и предлагать варианты решения.
• Самостоятельно решать согласованный круг организационных и операционных вопросов.
• Вести отдельные внутренние проекты и улучшать процессы совместно с их владельцами.

Совещания и отчётность

• Готовить повестку, собирать материалы, вести протоколы и фиксировать решения.
• Проверять наличие задач по итогам совещаний и контролировать последующее исполнение.
• Собирать управленческие отчёты по утверждённому формату, проверять полноту, наличие цифр, отклонений и следующих действий.
• Готовить краткую сводку собственнику: результаты, просрочки, риски и вопросы, требующие решения.

Организация работы руководителя

• Вести единый календарь, согласовывать встречи и приоритеты.
• Готовить документы, справки и материалы к переговорам.
• Координировать подготовку поездок и мероприятий с офис-менеджером и специалистом по коммуникациям.
• Обеспечивать своевременное прохождение согласований.

Требования

• Опыт бизнес-ассистента с операционными функциями, исполнительного помощника, операционного или проектного менеджера от 3 лет.
• Практический опыт постановки и контроля задач в Битрикс24.
• Опыт координации нескольких подразделений и взаимодействия с руководителями.
• Умение работать с таблицами, показателями, план-фактом и управленческой отчётностью.
• Способность выделять главное из большого объёма информации и задавать уточняющие вопросы.
• Грамотная устная и письменная речь, самостоятельность, внимательность и конфиденциальность.
• Умение добиваться исполнения спокойно и корректно, сохраняя рабочие отношения.
• Готовность лично выполнять задачи, проверять детали и доводить работу до завершения.

Преимущество: опыт в медицинской сфере, поставках, проектном бизнесе или компании с несколькими направлениями.

Условия для бизнес ассистента

• Оформление по ТК РФ; полная занятость в офисе, без параллельной занятости, мешающей работе.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00. Офис: Уфа, ул. Рудольфа Нуреева, 21.
• Перспектива роста до исполнительного или операционного директора при подтверждённых результатах и готовности отвечать за процессы, команду и показатели.