Офис менеджер/секретарь

ГК «АГНЕМЕД» работает в сфере здравоохранения: поставляет медицинское оборудование, расходные материалы и лекарственные препараты, оказывает медицинские услуги, развивает проекты корпоративной диспансеризации и новые направления бизнеса.

Цель должности

Обеспечить бесперебойную работу офиса, порядок в документах, качественный приём гостей и повседневную организационную и бытовую поддержку руководителя.

Приёмная и коммуникации

• Встречать посетителей, партнёров и кандидатов, уведомлять сотрудников об их прибытии.
• Принимать и распределять звонки, фиксировать важные обращения.
• Принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию, письма и посылки.
• Взаимодействовать с почтой, СДЭК и курьерскими службами.

Обеспечение офиса

• Вести учёт и закупку канцелярии, воды, чая, кофе и хозяйственных расходников; собирать заявки, контролировать остатки и расходы в пределах бюджета.
• Контролировать работу клининга и порядок в общих зонах.
• Организовывать обслуживание оргтехники и устранение хозяйственных неисправностей, взаимодействовать с арендодателем и подрядчиками.
• Вести учёт ключей, пропусков и офисного имущества.

Документооборот

• Регистрировать входящие и исходящие документы, своевременно передавать их ответственным.
• Вести реестры документов и контролировать их движение.
• Готовить комплекты на подпись, передавать руководителю и возвращать исполнителям.
• Отслеживать отправку и возврат подписанных оригиналов.
• Печатать, сканировать, копировать и архивировать документы.
• Заполнять утверждённые шаблоны и проверять комплектность приложений.
• Обеспечивать понятное хранение бумажных и электронных копий.

Поддержка руководителя и встречи

• Готовить кабинет и переговорную к рабочему дню и встречам.
• Предлагать и подавать чай, кофе, воду руководителю и гостям.
• Организовывать заказ питания и кофе-брейки при необходимости.
• Приносить документы на подпись, выполнять текущие организационные поручения.
• Заказывать такси, билеты, гостиницы и курьерскую доставку по согласованным заявкам.
• Помогать бизнес-ассистенту и специалисту по коммуникациям с организационной частью встреч и мероприятий.
• Встречать кандидатов и новых сотрудников, помогать с подготовкой рабочего места.

Требования

• Опыт офис-менеджера, секретаря или административного помощника от 2 лет; практический опыт документооборота и обеспечения офиса.
• Грамотная речь, внимательность, пунктуальность и доброжелательность.
• Готовность лично выполнять секретарские и сервисные обязанности.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисной техникой. Опыт Битрикс24 и электронного документооборота будет преимуществом.
• Умение расставлять приоритеты и своевременно сообщать о проблемах; соблюдение конфиденциальности и делового этикета.

Условия

• Оформление по ТК РФ.
• Заработная плата 70 000–80 000 ₽.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Полная занятость в офисе: Уфа, ул. Рудольфа Нуреева, 21.
• Работа совместно с бизнес-ассистентом и специалистом по коммуникациям.