Руководитель отдела делопроизводства

Интерьерная компания GARAND (ex-ЕURODOM) — признанный лидер на рынке премиальных интерьеров с 25-летним опытом. Мы — компания полного цикла: от собственного архитектурного бюро и мебельного производства до интерьерных салонов в Екатеринбурге и Санкт-Петербурге.

Сейчас мы ищем опытного Руководителя отдела делопроизводства.

Ваша главная цель: Полный комплект своевременно оформленных, зарегистрированных и сохранённых оригиналов и цифровых копий документов по сделкам, активам и официальной корреспонденции в соответствии со стандартами компании.

Обязанности:

• Организация и контроль работы отдела делопроизводства компании.

• Обеспечение своевременного оформления, согласования и регистрации договоров, дополнительных соглашений и официальной документации.

• Контроль получения оригиналов документов от контрагентов и подразделений компании.

• Организация ведения электронного и бумажного архива, обеспечение сохранности и доступности документов.

• Контроль своевременного сканирования и прикрепления оригиналов документов в 1С.

• Проведение регулярных аудитов электронного архива, выявление и устранение нарушений.

• Контроль соблюдения сотрудниками компании стандартов оформления, регистрации и хранения документации.

• Организация учёта входящей и исходящей корреспонденции, контроль её распределения между ответственными сотрудниками.

• Координация взаимодействия подразделений, курьерских служб и контрагентов по вопросам документооборота.

• Разработка и совершенствование регламентов документооборота, повышение эффективности работы отдела.

• Постановка задач делопроизводителю, контроль сроков и качества их выполнения.

• Высшее или среднее профессиональное образование.

• Опыт работы в делопроизводстве от 3 лет, желательно на руководящей позиции.

• Знание правил оформления, согласования, регистрации и архивного хранения документов.

• Опыт организации договорного документооборота и контроля работы с оригиналами.

• Уверенное владение 1С и системами электронного документооборота.

• Лидерские качества, системность, внимательность, ответственность и организаторские способности.